วิธีการเขียนรายงานการประชุม: แม่แบบ + ตัวอย่าง

การจดบันทึกการประชุมมีความสำคัญอย่างยิ่งเมื่อเราไม่จำเป็นต้องพึ่งพาความคิดของเราเพียงอย่างเดียว สถิติแสดงให้เห็นว่า 40% ของผู้จัดการ ใช้เวลาส่วนใหญ่ในสัปดาห์ทำงานไปกับการประชุม ดังนั้น การจดบันทึกการประชุมจึงมีความสำคัญอย่างยิ่ง เพราะจะช่วยเพิ่มประสิทธิภาพการทำงานและทำให้ ผลผลิต คล่องตัวมากขึ้น

อาจมีปัญหาต่างๆ เกิดขึ้นที่ทำให้คุณลืมความสำคัญของการจดบันทึกการประชุม ซึ่งเป็นเหตุผลว่าทำไม หากไม่มีบันทึกการประชุมที่ดี รายละเอียดสำคัญทั้งหมดที่ได้พูดคุยกันจึงจะไม่ถูกจดจำ บันทึกการประชุมเป็นหลักฐานที่ช่วยให้ทีมของคุณทำงานร่วมกันได้อย่างสอดคล้องและกระตือรือร้น เพื่อเพิ่มประสิทธิภาพในการทำงาน

ในคู่มือนี้ เราจะพูดถึงทุกสิ่งที่คุณจำเป็นต้องรู้เกี่ยวกับการเขียนรายงานการประชุม ขั้นตอนการเตรียมแบบฟอร์ม และการใช้เครื่องมือที่ขับเคลื่อนด้วย AI เช่น Plaud Note เพื่อช่วยให้งานของคุณง่ายขึ้น และคุณจะได้พบกับเทมเพลตและตัวอย่างที่จะช่วยเพิ่มประสิทธิภาพในการตัดสินใจของคุณ เพื่อไม่ให้พลาดพลั้ง

บันทึกการประชุมคืออะไร?

รายงานการประชุมทำหน้าที่เป็นบันทึกที่เป็นลายลักษณ์อักษรอย่างเป็นทางการของการตัดสินใจ การอภิปราย และการมอบหมายงานที่เกิดขึ้นระหว่างการประชุม ลองนึกภาพว่ามันเหมือนกับหลักฐานที่เป็นเอกสาร หรือในปัจจุบันคือหลักฐานดิจิทัล ที่ช่วยให้ทีมทำงานร่วมกันได้อย่างราบรื่น รายงานการประชุมเป็นทางการและสามารถแบ่งปันได้ ต่างจากบันทึกการประชุมที่ไม่เป็นทางการ ซึ่งอาจไม่เป็นระเบียบและเป็นเรื่องส่วนตัว

องค์ประกอบสำคัญของรายงานการประชุมที่มีประสิทธิภาพ ได้แก่:

• รายละเอียดการประชุม (วัน เวลา สถานที่ ผู้เข้าร่วม)
• หัวข้อวาระการประชุมและการอภิปราย
• การตัดสินใจและการลงคะแนน
• รายการดำเนินการร่วมกับเจ้าของและกำหนดวันครบกำหนด
• ประกาศหรือข้อมูลอัปเดตที่สำคัญ
• วันและเวลาของการประชุมครั้งต่อไป

แตกต่างจากเอกสารถอดเสียงที่บันทึกทุกคำพูด รายงานการประชุมจะเน้นเฉพาะข้อมูลสำคัญที่ผู้เข้าร่วมประชุมจำเป็นต้องจดจำและนำไปปฏิบัติ รายงานการประชุมมีบทบาทหลากหลาย เช่น เป็นหลักฐานทางกฎหมาย การติดตามความรับผิดชอบ และเป็นช่องทางการสื่อสารสำหรับผู้ที่ไม่สามารถเข้าร่วมประชุมได้

ควรบันทึกอะไรบ้างเมื่อเขียนรายงานการประชุม?

ย้อนกลับไปในสมัยที่ฉันยังใหม่กับเรื่องนี้ รายงานการประชุมครั้งแรกๆ ของฉันดูเหมือนเรียงความของนักศึกษา มีแต่ย่อหน้ายาวๆ ข้อความไร้สาระ แถมยังมีมุกตลกแทรกเข้ามาด้วย แล้วผู้จัดการก็ดึงฉันไปคุยและบอกว่า “รายงานการประชุมควรอ่านเหมือนเช็คลิสต์ ไม่ใช่เหมือนนิยาย คุณไม่ได้พยายามจะเป็นนโปเลียน ฮิลล์คนต่อไป” คำพูดนั้นทำให้ฉันเจ็บปวด แต่ก็เปลี่ยนวิธีการทำงานของฉันไปตลอดกาล

ต่อไปนี้คือสิ่งที่ควรบันทึกไว้ในรายงานการประชุมที่มีประสิทธิภาพ:

• วัน เวลา และผู้เข้าร่วม : เริ่มจากด้านบนสุด ไม่มีข้อยกเว้น หากใครไม่ได้มา พวกเขาต้องรู้ว่าพลาดอะไรไป
• วัตถุประสงค์ของการประชุม : เป้าหมายคืออะไร? โปรดชี้แจงให้ชัดเจนตั้งแต่ต้น เพื่อไม่ให้ผู้อ่านงงงวย
• หัวข้อในวาระการประชุม : แบ่งรายงานการประชุมออกเป็นส่วนๆ ให้ตรงกับวาระการประชุม เพื่อให้สามารถอ่านได้อย่างรวดเร็ว
• ประเด็นสำคัญในการสนทนา : จับใจความสำคัญ ไม่ใช่ทุกคำพูด ตัวอย่าง: “ทีมหารือเกี่ยวกับข้อกังวลเรื่องงบประมาณด้านการตลาด การตัดสินใจถูกเลื่อนออกไปจนถึงไตรมาสที่ 2”
• การตัดสินใจ : ถ้าเป็นไปได้ ให้ทำตัวหนา เพราะคนส่วนใหญ่มักอ่านแบบผ่านๆ และการตัดสินใจคือสิ่งที่พวกเขาให้ความสนใจ
• รายการดำเนินการ : เป้าหมายสำคัญ ใครจะทำอะไรและเมื่อไหร่? เขียนให้ชัดเจน: “จอห์น – สรุปสัญญาผู้ขายให้เสร็จภายในวันที่ 15 มีนาคม”
• การติดตามผล : ติดตามประเด็นที่ยังไม่ได้รับการแก้ไข เพื่อป้องกันไม่ให้ประเด็นเหล่านั้นตกหล่นไป
• สิ่งที่ควร ละเว้น

แม้ว่าจะอยากบันทึกทุกอย่างลงในรายงานการประชุม แต่รายงานการประชุมที่มีประสิทธิภาพควรไม่รวมสิ่งต่อไปนี้:

• บทสนทนาแบบถอดความหรือการสนทนาโดยละเอียด
• ความคิดเห็นส่วนตัวหรือประเด็นนอกเรื่อง
• ข้อมูลที่เป็นความลับ (นอกเหนือจากที่ได้รับอนุญาตเป็นพิเศษ)
• ประเด็นที่ซ้ำซ้อนหรือไม่จำเป็น

ตอนแรกๆ การเขียนให้กระชับนั้นยาก ฉันค้นพบว่าตัวเองมีวินัยมากขึ้นเมื่อใช้หัวข้อย่อยแทนการเขียนเป็นย่อหน้า ยิ่งกว่านั้น ไม่มีใครมีเวลาอ่านข้อความยาวๆ อยู่แล้ว คุณน่าจะทำได้ถูกต้องแล้วหากเวลาที่คุณใช้เขียนนั้นสั้นกระชับราวกับรายการซื้อของในซูเปอร์มาร์เก็ต

วิธีสร้างรายงานการประชุมด้วย AI?

ลองนึกภาพการพยายามตามให้ทันคนที่พูดเร็วในที่ประชุมดูสิ คุณทำไม่ได้หรอกใช่ไหม? ผมเลิกปวดข้อมือทุกครั้งเพราะผมค้นพบโปรแกรมจดบันทึกด้วย AI ที่ชื่อว่า Plaud Note ผมจำได้ว่าในการประชุมขายครั้งหนึ่ง ผมพิมพ์อย่างบ้าคลั่ง พลาดมุกตลกไปครึ่งหนึ่ง (และพลาดการตัดสินใจที่สำคัญ) และบันทึกของผมก็เละเทะไปหมด นั่นเป็นฟางเส้นสุดท้ายแล้ว

หลังจากใช้ Plaud Note ทุกอย่างก็เปลี่ยนไป นี่คือขั้นตอนทีละขั้นของฉัน:

1. เตรียมพร้อมสำหรับการประชุมที่มีประสิทธิภาพ

ก่อนที่คุณจะเปิด Plaud Note ให้แน่ใจว่าการประชุมนั้นกำลังดำเนินไปในทิศทางที่ถูกต้อง ส่งวัตถุประสงค์ที่ชัดเจน ส่งวาระการประชุมที่มีเป้าหมาย และบันทึกรายชื่อผู้เข้าร่วมประชุมไว้ด้านบนสุดของเอกสาร เชื่อผมเถอะ การเตรียมการเพียง 5 นาทีนี้จะช่วยประหยัดเวลาในการแก้ไขภายหลังได้หลายชั่วโมง

2. บันทึกทุกอย่างด้วย Plaud Note

ระหว่างการประชุม ปล่อยให้เทคโนโลยีจัดการส่วนที่เหลือ Plaud Note บันทึกทุกคำพูด คุณจึงไม่ต้องเครียดกับการพิมพ์เหมือนนักจดบันทึกในศาล มันเหมือนกับการมีผู้ช่วยส่วนตัวที่มีหน้าที่เพียงแค่ฟัง

3. ดึงข้อมูลสำคัญออกมา

นี่คือจุดที่ AI ให้ผลตอบแทนอย่างแท้จริง หลังการประชุม Plaud Note จะสร้างบันทึกการประชุมและบทสรุปโดย AI ออกมา มันเก่งอย่างน่าทึ่งในการดึงเอาข้อมูลเชิงลึกระดับสูงออกมา เช่น การตัดสินใจ งาน และสิ่งที่ต้องดำเนินการ สิ่งที่เคยใช้เวลาเป็นชั่วโมง ตอนนี้ใช้เวลาเพียงห้านาทีเท่านั้น

4. ใช้เวลาของคุณให้คุ้มค่าและดำเนินการให้เสร็จสิ้น

หลังจากที่คุณได้บันทึกการประชุมที่สะอาดและพร้อมสำหรับการสแกนแล้ว อย่าเก็บไว้เฉยๆ ให้แชร์ทันที กำหนดให้เป็นงานในเครื่องมือบริหารจัดการโครงการของคุณ มอบหมายผู้รับผิดชอบ และกำหนดวันครบกำหนด จุดเด่นของ Plaud Note คือการทำให้รายการที่ต้องดำเนินการโดดเด่น เพื่อให้คุณสามารถเปลี่ยนให้เป็นความคืบหน้าที่เป็นรูปธรรมได้

แม่แบบบันทึกการประชุม

การประชุมประเภทต่างๆ จำเป็นต้องใช้วิธีการจัดทำเอกสารที่แตกต่างกันไป ด้านล่างนี้คือเทมเพลตแบบมืออาชีพสำหรับสถานการณ์การประชุมทั่วไป:

แม่แบบการประชุมโครงการ

ประเภทการประชุม: การอัปเดตสถานะโครงการ

วัตถุประสงค์: ติดตามความคืบหน้า ระบุอุปสรรค และหาแนวทางแก้ไข

โครงสร้างเทมเพลต:

[ชื่อโครงการและระยะของโครงการ]

[สมาชิกและบทบาท]

[สรุปสถานะการอัปเดต]

[รายงานความคืบหน้าสำคัญ]

[การประเมินความเสี่ยง]

[การจัดสรรทรัพยากร]

[ขั้นตอนและกำหนดการในอนาคต]

แม่แบบการประชุมเริ่มต้นโครงการ

ประเภทการประชุม: การเริ่มต้นโครงการ

วัตถุประสงค์: ปฐมนิเทศทีม กำหนดวัตถุประสงค์ และกำหนดขอบเขตงาน

โครงสร้างเทมเพลต:

[ภาพรวมโครงการและวัตถุประสงค์]

[แนะนำสมาชิกในทีมและบทบาท]

[ขอบเขตและผลลัพธ์ที่คาดหวัง]

[ลำดับเวลาและเหตุการณ์สำคัญ]

[แนวทางการสื่อสาร]

[เกณฑ์ความสำเร็จ]

[รายการดำเนินการสำหรับขั้นตอนแรก]

แม่แบบการประชุมแบบยืน

ประเภทการประชุม: การตรวจสอบความคืบหน้าประจำวัน/ประจำสัปดาห์

วัตถุประสงค์: ประสานการทำงานเป็นทีม ระบุอุปสรรค

โครงสร้างของเทมเพลต:

[ผลงานในภาคการศึกษาที่ผ่านมา]

[ลำดับความสำคัญและประเด็นที่มุ่งเน้นในขณะนี้]

[ตัวบล็อกและการขอความช่วยเหลือ]

[ความสัมพันธ์ระหว่างทีม]

[ประกาศด่วน]

[กำลังกำหนดเวลาเช็คอินครั้งต่อไป]

ชุมชนเทมเพลต Plaud

คุณสามารถสร้างเทมเพลตของคุณเอง หรือใช้เทมเพลตสำเร็จรูปจาก ชุมชนเทมเพลตของ Plaud ก็ได้ เครื่องมือแปลงภาพถ่ายเป็นเทมเพลตนั้นยอดเยี่ยมมาก ฉันแค่ถ่ายรูปเทมเพลตกระดาษที่ฉันชอบ แล้วโปรแกรมก็แปลงเป็นเทมเพลตดิจิทัลที่สามารถนำกลับมาใช้ใหม่ได้

เนื่องจากเทมเพลตมีประโยชน์อย่างมาก โดยเฉพาะสำหรับผู้เริ่มต้น ชุมชนเทมเพลตที่มีชีวิตชีวาของ Plaud Note จึงเปลี่ยนวิธีการจัดการเอกสารการประชุมของคุณไปอย่างสิ้นเชิง กระดาษโน้ตแปะติด กระดาษจุดหัวข้อที่ไม่เป็นระเบียบ และเอกสาร Word ที่ไม่เป็นระบบ คือเหตุผลที่ทำให้ฉันต้องกลับไปใช้วิธีเดิมๆ จนกระทั่งฉันคิดได้ว่า ทำไมไม่เริ่มต้นด้วยเทมเพลตล่ะ?

ลองทำตามนี้ดู:

• เทมเพลตการประชุมโครงการ: เหมาะสำหรับการติดตามความคืบหน้า ปัญหาอุปสรรค และการดำเนินการที่ตามมา
• แม่แบบการประชุมเริ่มต้นโครงการ: เหมาะสำหรับการกำหนดความคาดหวัง กำหนดเป้าหมาย และกำหนดบทบาทหน้าที่
• เทมเพลตการประชุมแบบยืน: การตรวจสอบความคืบหน้าประจำวันอย่างรวดเร็ว พร้อมระบุภารกิจและปัญหาที่ติดขัด

แม่แบบแสดงถึงความสม่ำเสมอมากกว่าความเกียจคร้าน ทีมของคุณจะรู้เสมอว่าควรดูตัวเลือก การลงทะเบียน และรายการดำเนินการได้ที่ไหน หากพวกเขาคุ้นเคยกับโครงสร้างเฉพาะนั้นแล้ว เวลาของคุณจะมีค่ามากขึ้นถึงสิบเท่าเพราะความสม่ำเสมอนั้น

แนวปฏิบัติที่ดีที่สุดสำหรับการจดบันทึกการประชุม

คุณรู้ไหมว่าการจดบันทึกที่ดีนั้นเป็นทักษะอย่างหนึ่ง คุณจะทำผิดพลาดนับล้านครั้งในช่วงแรกๆ เช่น เขียนมากเกินไป ไม่ตัดสินใจ ไม่ส่งต่อให้คนอื่น (โอ้!) ระหว่างทาง ฉันได้เรียนรู้หลักปฏิบัติที่ดีที่สุดบางอย่างที่ช่วยฉันไว้ได้:

• วางแผนโครงร่างล่วงหน้า : อย่าทำแบบสุ่มสี่สุ่มห้า ใช้กำหนดการเป็นแนวทาง
• ตรวจสอบรายชื่อผู้เข้าร่วมงานที่เข้ามา: ช่วยป้องกันไม่ให้คุณลืมว่าใครมางานบ้าง
• บันทึกการตัดสินใจทันที มิเช่นนั้น คุณจะลืมว่าใครพูดอะไรบ้าง
• ขอคำชี้แจงเพิ่มเติม: การขัดจังหวะสักครั้งยังดีกว่าการเขียนผิดพลาดลงบนกระดาษ
• แบ่งเป็นส่วนย่อยๆ : เน้นการปฏิบัติมากกว่าการเล่าเรื่องราว
• รวบรวมไฟล์ไว้ใน ที่เดียว : เช่น Google Drive, Notion หรือเครื่องมือจัดการโครงการของคุณ ให้ทีมสามารถเข้าถึงได้

เป้าหมายไม่ใช่แค่การจดบันทึกการประชุม แต่เป็นการทำให้ผู้คนอ่าน เข้าใจ และนำไปปฏิบัติ หากผู้คนทำตามบันทึกการประชุมของคุณ คุณก็รู้ว่าคุณทำสิ่งที่ถูกต้องแล้ว

บทสรุป

การจัดทำรายงานการประชุมที่ประสบความสำเร็จนั้นสามารถทำได้โดยไม่ต้องกังวล บทเรียนที่สำคัญที่สุดคือคุณค่าของการเตรียมตัวให้พร้อม การใช้เครื่องมือ AI เช่น Plaud Note เพื่อให้มั่นใจได้ว่าการบันทึกมีความแม่นยำ และเหนือสิ่งอื่นใดคือการใช้รายงานการประชุมเป็นพื้นฐานสำหรับการแสดงความรับผิดชอบและการดำเนินการ

ในการประชุมครั้งต่อไป อย่าเพียงแค่ฟัง แต่จงบันทึก แบ่งปัน และลงมือทำ!

คำถามที่พบบ่อย

รายงานการประชุมต้องได้รับการอนุมัติหรือไม่?

ใช่แล้ว ในการประชุมอย่างเป็นทางการจะมีการทบทวนและลงนามรับรองในการประชุมครั้งถัดไปเพื่อให้แน่ใจว่าถูกต้อง

จุดประสงค์ของการบันทึกการประชุมคืออะไร?

รายงานเหล่านี้จะให้รายละเอียดเกี่ยวกับการอภิปราย ข้อสรุป และสิ่งที่จะเกิดขึ้นต่อไป ทำให้ทุกคนมีความรับผิดชอบและดำเนินงานไปในทิศทางที่ถูกต้อง

ทำไมถึงเรียกว่ารายงานการประชุม?

คำว่า "minutes" มาจากภาษาละติน minuta scriptura หรือ "บันทึกย่อ"

ใครควรเป็นผู้จดบันทึกการประชุม?

โดยทั่วไป ผู้จัดประชุม เลขานุการ หรือผู้จดบันทึกที่ได้รับมอบหมายจะเป็นผู้ทำหน้าที่นี้ แต่สามารถใช้เครื่องมือ AI ในการทำงานอัตโนมัติได้