วิธีการใช้ AI ในที่ทำงานเพื่อเพิ่มประสิทธิภาพการทำงาน: กรณีศึกษาและเครื่องมือ

วันทำงานส่วนใหญ่เป็นไปตามรูปแบบเดิมๆ ประชุมกันไม่หยุด ข้อความกองโต แผนงานที่เลื่อนออกไปเรื่อยๆ เพราะส่วนสำคัญๆ ถูกฝังอยู่ มืออาชีพหลายคนมี AI ในเครื่องมือทำงานอยู่แล้ว แต่ปริมาณงานก็ยังรู้สึกเหมือนเดิม

ปัญหาเกิดขึ้นระหว่างการทำงาน AI จะช่วยได้ก็ต่อเมื่อมันช่วยปรับปรุงผลลัพธ์ที่คุณ สร้างขึ้น ไม่ใช่เมื่อมันอยู่เฉยๆ ในพื้นหลัง คู่มือนี้จะแสดงวิธีนำ AI ไปใช้กับงานต่างๆ ที่กำหนดรูปแบบการทำงานประจำวันของคุณ และผลลัพธ์ที่บ่งบอกถึงประสิทธิภาพของคุณ

ปัญญาประดิษฐ์ (AI) ถูกนำมาใช้เพื่อเพิ่มประสิทธิภาพการทำงานได้อย่างไร

วิธีง่ายๆ ในการประเมินประสิทธิภาพของ AI ในที่ทำงานคือการสังเกตสิ่งที่เปลี่ยนแปลงไปอย่างเงียบๆ ในช่วงสัปดาห์ของคุณ ตัวอย่างเช่น:

• ช่วยลดภาระงานประจำของคุณลง
  งานที่ทำซ้ำๆ เช่น การร่างอีเมลที่คล้ายกัน การอัปเดตสถานะ หรือรายงานง่ายๆ จะเริ่มต้นจากร่างที่สร้างโดย AI แทนที่จะเริ่มต้นจากหน้าจอว่างเปล่า
• มันช่วยลดภาระการอ่านที่หนักหน่วงลง
  รายงานฉบับยาว บันทึกการประชุม หรือเอกสารงานวิจัย จะถูกแปลงเป็นบทสรุปสั้นๆ ที่คุณสามารถอ่านคร่าวๆ และนำไปใช้ได้ทันที แทนที่จะต้องอ่านตั้งแต่ต้นจนจบ
• ช่วยยกระดับงานแสดงให้ทันสมัยขึ้นโดยใช้ความพยายามน้อยลง
  สไลด์ รายงานความคืบหน้าให้ลูกค้า หรือเอกสารสำหรับผู้บริหาร จะมีความชัดเจนและสมบูรณ์ยิ่งขึ้นในเวลาที่น้อยลง เพราะ AI ช่วยจัดโครงสร้างเนื้อหาและกระชับภาษาให้กระชับยิ่งขึ้น

หากสิ่งเหล่านี้ยังดูไม่คุ้นเคยสำหรับคุณ แสดงว่า AI อาจติดตั้งอยู่ในระบบแล้ว แต่ยังไม่ได้ผสานรวมเข้ากับขั้นตอนการทำงานจริงของคุณ คุณค่าของ AI จะเกิดขึ้นจริงก็ต่อเมื่อมันช่วยปรับปรุงงานเฉพาะส่วน ไม่ใช่ทฤษฎี ไม่ใช่ฟีเจอร์ แต่เป็นผลลัพธ์ที่จับต้องได้ เช่น อีเมล สไลด์ งานวิจัย บันทึกการประชุม

จะใช้ AI ในที่ทำงานอย่างไรเพื่อเพิ่มประสิทธิภาพการทำงาน? 5 กรณีศึกษา

กรณีการใช้งานทั้งห้าด้านล่างนี้ สอดคล้องกับงานเหล่านั้นโดยตรง และแสดงให้เห็นถึงวิธีการนำ AI ไปประยุกต์ใช้ในแต่ละงานได้อย่างชัดเจน

1. การเขียนอีเมล รายงาน และการสื่อสารภายในองค์กร

สำหรับการเขียน ให้มอง AI เป็นเหมือนคู่หูในการร่างฉบับแรก ลองวางบันทึกหรือร่างคร่าวๆ ลงไป บอกว่าใครจะเป็นคนอ่าน และพวกเขาควรจะรู้หรือทำอะไร ขอให้ส่งอีเมลสั้นๆ การอัปเดต หรือบทสรุปมาให้ จากนั้นค่อยแก้ไขข้อเท็จจริงและน้ำเสียง

รูปแบบนี้ใช้ได้ผลเมื่อคุณต้องการให้ทุกคนเข้าใจตรงกัน แต่ไม่มีเวลามากพอที่จะอธิบายแต่ละข้อความ คุณสามารถใช้รูปแบบนี้เพื่อ:

• ส่งรายงานสถานะรายสัปดาห์หลังจากเสร็จสิ้นแต่ละโครงการหรือสปรินต์
• แปลงบันทึกการประชุมให้เป็นบทสรุปสำหรับลูกค้าหรือผู้จัดการ
• อธิบายถึงความล่าช้าหรือการเปลี่ยนแปลงแผนอย่างใจเย็นและชัดเจน

ด้วยเหตุนี้ ฉันจึงมักใช้ Gemini ในการร่างและแก้ไขข้อความ เมื่อเนื้อหามาจากที่ประชุม Plaud Note Pro สามารถบันทึกและถอดเสียงได้ จากนั้นฉันใช้ผู้ช่วย AI ในตัว “ Ask Plaud ” เพื่อแปลงข้อความที่ถอดเสียงเป็น อีเมลติดตามผลโดยตรง

2. การทำให้งานที่ซ้ำซากและงานธุรการเป็นระบบอัตโนมัติ

เลือกงานที่ทำซ้ำๆ หนึ่งงาน เขียนกฎการป้อนข้อมูล/ผลลัพธ์ ขอให้ผู้ช่วยสร้างคำถามหรือแม่แบบสั้นๆ นำคำถามนั้นมาใช้ซ้ำจนกว่าจะมีการแก้ไขน้อยที่สุด

วิธีนี้มีประโยชน์เมื่อคุณมัก:

• แปลงบันทึกการประชุมให้เป็นรายการงาน โดยระบุผู้รับผิดชอบและวันที่
• ส่งข้อความติดตามผลในลักษณะเดียวกันหลังจากการขายหรือการโทรเพื่อขอรับการสนับสนุน

ในฐานะผู้ใช้ Plaud ฟีเจอร์ AutoFlow ส่งสรุปการประชุมพร้อม รายการดำเนินการ ตรงไปยังกล่องจดหมายเข้าของฉัน ฉันต้องตั้งค่าเพียงครั้งเดียว และฉันไม่ต้องพึ่งพาความจำของตัวเองในการนึกถึงสิ่งที่พูดคุยกันอีกต่อไป

3. การค้นคว้าข้อมูล การรวบรวมแหล่งข้อมูล และการจัดทำรายงาน

การค้นคว้าวิจัยจะง่ายขึ้นเมื่อคุณจำกัดขอบเขตคำถามและปล่อยให้ AI จัดการทั้งข้อมูลของคุณเองและข้อมูลจากอินเทอร์เน็ต เริ่มต้นด้วยการระบุปัญหาและบริบทสำคัญ จากนั้นให้เอกสารหรือบันทึกย่อบางส่วนแก่ผู้ช่วย และขอให้มันรวมเอกสารเหล่านั้นเข้ากับการค้นหาเชิงลึกของ Gemini บนอินเทอร์เน็ต ขอโครงร่างสั้นๆ หรือรายงานที่มีโครงสร้างพร้อมแหล่งที่มาในตอนท้าย

คุณสามารถวางใจได้ในเรื่องนี้เมื่อคุณ:

• จำเป็นต้องมีข้อมูลสรุปก่อนพบปะกับลูกค้าหรือพันธมิตรรายใหม่
• เปรียบเทียบเครื่องมือหรือผู้ให้บริการหลายรายสำหรับงานเดียวกัน
• ต้องการทราบข้อมูลโดยย่อเกี่ยวกับผลกระทบของกฎใหม่หรือแนวโน้มใหม่ต่อทีมของคุณหรือไม่

ในส่วนนี้ Gemini สามารถสร้างรายงานฉบับร่างที่มีลิงก์หรือแหล่งอ้างอิงอยู่แล้ว เพื่อให้คุณทราบว่าจะต้องอ่านอะไรหากต้องการตรวจสอบประเด็นใดซ้ำอีกครั้ง

4. การวิเคราะห์ข้อมูลและการพยากรณ์เพื่อสนับสนุนการตัดสินใจ

เป้าหมายของการใช้ข้อมูลคือการเปลี่ยนจากตัวเลขดิบๆ ไปเป็นภาพที่สามารถใช้เหตุผลวิเคราะห์ได้ คัดลอกตารางหรือส่งออกข้อมูลชุดสำคัญๆ แล้วให้ Gemini อธิบายสิ่งที่เปลี่ยนแปลงไปตามเวลาและแนะนำแผนภูมิที่แสดงรูปแบบ จากนั้นขอให้มันเน้นจุดสำคัญที่เกี่ยวข้องกับการตัดสินใจที่คุณต้องทำ

สิ่งนี้มีประโยชน์เมื่อคุณ:

• ตรวจสอบผลประกอบการรายเดือนหรือรายไตรมาส
• สังเกตการเปลี่ยนแปลงอย่างฉับพลันในตัวชี้วัดหลัก
• ลองพิจารณาสถานการณ์สมมติง่ายๆ ก่อนการประชุม

Gemini 3.0 นำเสนอประสิทธิภาพที่ดียิ่งขึ้นสำหรับงานด้านข้อมูล หลายคนได้ทดลองใช้และพบว่าคำสั่งสั้นๆ สามารถสร้างภาพที่ละเอียดหรือภาพเคลื่อนไหวแบบง่ายๆ ได้ ดังนั้นจึงคุ้มค่าที่จะทดสอบหากคุณทำงานกับตัวเลข

5. การค้นหาภายในครอบคลุมการประชุม บันทึก และมติต่างๆ

สำหรับงานที่ผ่านมา ให้เริ่มต้นด้วยคำถามธรรมดาๆ แทนที่จะใช้ชื่อไฟล์ ถามว่า “เราตัดสินใจอย่างไรเกี่ยวกับกำหนดการเปิดตัวโครงการ X?” หรือ “ลูกค้า Y มีข้อกังวลอะไรบ้างเกี่ยวกับราคาในเดือนที่ผ่านมา?” จากนั้นขอคำตอบสั้นๆ พร้อมทั้งวิธีที่จะกลับไปดูแหล่งที่มาของข้อมูล

สิ่งนี้จะมีประโยชน์เมื่อคุณ:

• เตรียมตัวให้พร้อมสำหรับการประชุมกับลูกค้าหรือทีมงานที่จะเกิดขึ้นเป็นประจำ
• เข้าร่วมโครงการช้าและจำเป็นต้องตัดสินใจที่สำคัญอย่างรวดเร็ว
• ตรวจสอบว่าใครตกลงรับกำหนดเวลาหรือความเสี่ยงใดบ้าง

ในกรณีนี้ Plaud Note Pro ร่วมกับ Ask Plaud เหมาะสมเป็นอย่างยิ่ง โปรแกรมเหล่านี้จัดเก็บทั้งไฟล์เสียงและคำถอดเสียง และช่วยให้คุณค้นหาตามความหมาย จากนั้นย้อนกลับไปยังไฟล์เสียงต้นฉบับได้ เมื่อคุณได้ข้อมูลที่ต้องการแล้ว คุณสามารถเก็บคำตอบไว้เหมือนเดิม หรือขอให้ Gemini ย่อให้เหลือเป็นข้อมูลสรุปสั้นๆ สำหรับทีมของคุณได้

เครื่องมือ AI ที่ดีที่สุดเพื่อเพิ่มประสิทธิภาพการทำงาน

ปัญหาที่แตกต่างกันก็ต้องใช้เครื่องมือที่แตกต่างกัน เครื่องมือทั้งสามนี้ครอบคลุมความต้องการใช้งานประจำวันส่วนใหญ่ในที่ทำงาน

Plaud Note Pro: โปรแกรมจดบันทึกด้วย AI สำหรับการประชุมและการโทร

Plaud Note Pro คือ โปรแกรมจดบันทึกด้วย AI สำหรับการทำงานแบบเรียลไทม์ ไม่ว่า จะเป็นการประชุม การ โทร หรือการสนทนาสั้นๆ มันจะบันทึกบทสนทนาและภาพถ่ายอย่างรวดเร็วของกระดานไวท์บอร์ดหรือสไลด์ แล้วรวบรวมทุกอย่างไว้ด้วยกัน คุณเลือก เทมเพลต ที่เหมาะสมกับสถานการณ์ เช่น สรุปการประชุมกับลูกค้า หรือรายการสิ่งที่ต้องทำของทีม แล้ว Plaud จะแปลงข้อมูลดิบเหล่านั้นให้เป็นบันทึกที่เรียบร้อย เมื่อเปิดใช้งาน AutoFlow บันทึกเหล่านั้นจะมาถึงกล่องจดหมายของคุณหรือกล่องจดหมายของเพื่อนร่วมทีมทันทีที่การบันทึกประมวลผลเสร็จ ไม่ต้องคัดลอกเพิ่มเติม ไม่ต้องแก้ไขด้วยตนเอง

Canva: สร้างผลลัพธ์ภาพได้อย่างรวดเร็วเมื่อผลงานของคุณเสร็จสมบูรณ์ในรูปแบบสไลด์หรือเอกสารหน้าเดียว

Canva เป็นเครื่องมือออกแบบภาพสำหรับผู้ที่ต้องการสไลด์ที่ชัดเจนหรือกราฟิกง่ายๆ แต่ไม่มีเวลาเรียนรู้การออกแบบ ขั้นตอนการใช้งานนั้นตรงไปตรงมา คุณเพียงแค่เขียนโครงร่างหรือสรุปสั้นๆ แล้วใส่ลงในเทมเพลต จากนั้น Canva ก็จะแนะนำเค้าโครงและภาพต่างๆ ให้ คุณจึงสามารถมุ่งเน้นไปที่การทำให้เนื้อหากระชับขึ้น ไม่ใช่การต่อสู้กับการจัดรูปแบบ

ChatGPT / Claude / Gemini: ผู้ช่วยทั่วไปสำหรับการคิดวิเคราะห์ปัญหาที่ซับซ้อนขึ้น

ChatGPT, Claude และ Gemini เป็นผู้ช่วยทั่วไปสำหรับปัญหาที่ซับซ้อน พวกมันช่วยได้เมื่อคุณรู้ส่วนประกอบต่างๆ แต่ไม่รู้โครงสร้าง ผู้คนใช้พวกมันเพื่อทดสอบแผนงาน แปลงเอกสารภายในที่ซับซ้อนให้เป็นคำแนะนำทีละขั้นตอน หรือจัดทำรายการความเสี่ยงและคำถามที่ผู้มีส่วนได้ส่วนเสียต่างๆ อาจยกขึ้นก่อนการประชุม แทนที่จะจ้องมองร่างเอกสารที่ไม่มีโครงสร้าง คุณขอให้แบบจำลองจัดระเบียบมันเพื่อให้คุณสามารถมุ่งเน้นไปที่การตัดสินใจได้

บทสรุป

ปัญญาประดิษฐ์ (AI) จะมีความสำคัญก็ต่อเมื่อมันเปลี่ยนแปลงวิธีการจัดการงานจริงของคุณ เช่น การเขียน การประชุม การตัดสินใจ เป้าหมายไม่ใช่การ "เรียนรู้ AI" ในฐานะหัวข้อ แต่เป้าหมายคือการบันทึกสิ่งที่เกิดขึ้นในงานของคุณและเปลี่ยนให้เป็นผลลัพธ์ที่ชัดเจนและใช้งานได้ เมื่อระบบนี้พร้อมใช้งานแล้ว AI จะไม่ใช่แค่การทดลองเสริมอีกต่อไป แต่จะกลายเป็นส่วนหนึ่งของวิธีการส่งมอบผลลัพธ์ของคุณ

คำถามที่พบบ่อย

ฉันสามารถเรียนรู้ AI ด้วยตัวเองได้ไหม?

ใช่ค่ะ เลือกเครื่องมือ AI หลักมาหนึ่งอย่าง เลือกงานหนึ่งหรือสองอย่างที่คุณทำทุกสัปดาห์ และฝึกใช้เครื่องมือนั้นกับงานเหล่านั้นจนกว่าขั้นตอนการทำงานจะรู้สึกเป็นธรรมชาติ

ฉันจะใช้ AI บนโทรศัพท์ได้อย่างไร?

ติดตั้งแอปพลิเคชันมือถือสำหรับเครื่องมือ AI ที่คุณเลือก และใช้เพื่อร่างข้อความอย่างรวดเร็ว แก้ไขข้อความ และบันทึกไอเดียเมื่อคุณอยู่ห่างจากโต๊ะทำงาน

ปัญญาประดิษฐ์ประเภทใดที่ใช้กันมากที่สุดในปัจจุบัน?

เครื่องมือในที่ทำงานส่วนใหญ่พึ่งพาโมเดลภาษาขนาดใหญ่ที่แปลงข้อความให้เป็นข้อความใหม่ เช่น การร่าง การเขียนใหม่ การสรุป หรือการตอบคำถามจากข้อมูลที่เขียนเข้ามา