วิธีจัดการประชุม Scrum ให้มีประสิทธิภาพสูงโดยที่ทีมของคุณจะไม่รู้สึกเบื่อหน่าย

ความจริงก็คือ การประชุม Scrum ส่วนใหญ่ให้ความรู้สึกเหมือนเป็นงานที่น่าเบื่อ ในฐานะหัวหน้าทีม คุณรู้ดีว่ารู้สึกอย่างไรเมื่อเห็นแววตาของคนในทีมค่อยๆ เลือนรางระหว่างการประชุมประจำวัน นอกจากนี้ การประชุมเหล่านี้มักจะยืดเยื้อ ออกนอกประเด็นหลัก และกลายเป็นเรื่องไร้สาระและล้าสมัย อย่างไรก็ตาม เมื่อการประชุม Scrum ทำงานได้อย่างเต็มประสิทธิภาพ พวกมันก็คือเครื่องยนต์ที่ขับเคลื่อนความรับผิดชอบและความก้าวหน้าอย่างแท้จริง

ในบทความนี้ เราจะมาเจาะลึกแนวทางปฏิบัติที่ตรงไปตรงมาและใช้ได้จริงสำหรับการเปลี่ยนการประชุม Scrum จากการตรวจสอบความคืบหน้าแบบน่าเบื่อให้กลายเป็นการประชุมที่มีประสิทธิภาพและมุ่งเน้นเป้าหมาย นอกจากนี้เรายังจะสำรวจเครื่องมือและกลยุทธ์การทำงานร่วมกันต่างๆ เพื่อทำให้ชีวิตของคุณง่ายขึ้นและช่วยให้ทีมของคุณทำงานได้อย่างราบรื่น

การประชุม Scrum คืออะไร?

การประชุม Scrum คือการประชุมที่กำหนดเวลาไว้สำหรับทีมพัฒนาซอฟต์แวร์เพื่อประเมินความคืบหน้า หารือเกี่ยวกับอุปสรรค และหาแนวทางแก้ไขที่เป็นไปได้ และไม่ได้หมายความว่าจะต้องประชุมนานถึงสี่ชั่วโมงทุกวัน โดยทั่วไปแล้ว การประชุม Scrum จะใช้เพื่อ เปิดตัวผลิตภัณฑ์ใหม่ ปรับปรุงฟีเจอร์ และแก้ไขข้อผิดพลาด

การประชุมแบบ Scrum มีพื้นฐานมาจากสามเสาหลัก:

• ความโปร่งใส: ทุกคนสามารถเห็นความคืบหน้าที่แท้จริงของงานได้
• การตรวจสอบ: ทีมงานจะประเมินความคืบหน้าและปัญหาต่างๆ อย่างสม่ำเสมอ เพื่อดูว่าโครงการอยู่ในขั้นตอนใด
• การปรับตัว: ทีมจะปรับปรุงและพัฒนาอย่างต่อเนื่องโดยพิจารณาจากสิ่งที่ได้ผลและสิ่งที่ไม่ได้ผล

เหตุใดการประชุม Scrum ส่วนใหญ่จึงล้มเหลว?

การประชุม Scrum ดูเหมือนจะเป็นเครื่องมือที่ยอดเยี่ยมสำหรับการทำงานร่วมกันและความโปร่งใส แล้วทำไมการประชุมเหล่านั้นจำนวนมากจึงล้มเหลว? หลายทีมมองว่ากรอบเวลาที่กำหนดไว้เป็นเพียงข้อเสนอแนะที่ไม่เคร่งครัด การประชุมยืดเยื้อออกไปอย่างไม่มีที่สิ้นสุด ออกนอกประเด็น และสมาชิกในทีมเริ่มหมดความสนใจ การประชุมกลายเป็นเพียงการอัปเดตสถานะที่ไม่จบสิ้น และนั่นคือตอนที่สมาชิกในทีมหยุดให้ความสนใจ

วิธีจัดการประชุม Scrum ให้มีประสิทธิภาพสูง

เพื่อหลีกเลี่ยงคำพูดติดปากที่ว่า “การประชุม: ที่ที่จดบันทึกเวลาและเสียเวลาไปเปล่า ๆ” ควรหันมาให้ความสำคัญกับการประชุม Scrum ที่มีประสิทธิภาพสูง การเตรียมตัวก่อนการประชุม Scrum นั้นสำคัญมาก จำเป็น นี่คือขั้นตอนบางส่วนเพื่อให้แน่ใจว่าเราจะใช้เวลาร่วมกันอย่างสร้างสรรค์

ขั้นตอนที่ 1: กำหนดวัตถุประสงค์ของการประชุมและใช้การจัดสรรเวลา

• ชี้แจงเป้าหมายของกิจกรรม Scrum แต่ละครั้งให้ชัดเจนตั้งแต่เริ่มต้น
• กำหนดและปฏิบัติตามกรอบเวลาอย่างเคร่งครัด ช่วงเวลา 15 หรือ 30 นาทีเป็นช่วงเวลาที่นิยมใช้กัน

ขั้นตอนที่ 2: เตรียมอุปกรณ์ให้พร้อมล่วงหน้า

• ใช้เครื่องมือติดตามความคืบหน้าแบบดิจิทัล เช่น Jira หรือแพลตฟอร์มไวท์บอร์ด เช่น Miro เพื่อแสดงภาพความคืบหน้า ระดมความคิด และวางแผนงาน
• เพื่อการบันทึกและตรวจสอบที่ดียิ่งขึ้น คุณสามารถใช้ โปรแกรมจดบันทึกด้วย AI เช่น Plaud Note Pro เพื่อบันทึกประเด็นสำคัญและสร้าง บทสรุปที่นำไปปฏิบัติได้จริง

ขั้นตอนที่ 3: กำหนดความคาดหวังที่ชัดเจนเกี่ยวกับการเข้าร่วม

• ชี้แจงให้ชัดเจนว่าทุกคนต้องมีส่วนร่วม ตัดสินใจล่วงหน้าว่าควรเปิดกล้องหรือไม่
• แจ้งวาระการประชุมและสิ่งที่คาดหวังให้ทราบก่อนเริ่มการประชุม

ขั้นตอนที่ 4: ยึดตามวาระการประชุมและหลีกเลี่ยงการออกนอกประเด็น

เริ่มและจบการประชุมตรงเวลา อย่าปล่อยให้การประชุมยืดเยื้อออกไป แม้ว่าจะเป็นเรื่องสำคัญก็ตาม อย่ารู้สึกแปลกหากต้องขัดจังหวะคนอื่นหรือพูดว่า “เราค่อยพูดเรื่องนั้นทีหลัง”

ขั้นตอนที่ 5: ส่งเสริมการมีส่วนร่วมจากทุกคน

ใช้เทคนิค “ผลัดเปลี่ยนกันแสดงความคิดเห็น” หรือถามความคิดเห็นจากสมาชิกที่พูดน้อยโดยตรง บางครั้ง สมาชิกในทีมบางคนอาจไม่กล้าแสดงความคิดเห็น ดังนั้นพวกเขาอาจต้องการกำลังใจเพื่อให้พูดออกมา

ขั้นตอนที่ 6: เปิดเผยและแก้ไขปัญหาอย่างตรงไปตรงมา

ระบุอุปสรรคและมอบหมายผู้รับผิดชอบที่ชัดเจนในการแก้ไขปัญหาเหล่านั้น ติดตามความคืบหน้าของปัญหาเฉพาะเหล่านี้ในการประชุม Scrum ครั้งถัดไป หลีกเลี่ยงการปล่อยให้ รายการดำเนินการ ค้างคาจากสัปดาห์ต่อสัปดาห์

ขั้นตอนที่ 7: สรุปประเด็นสำคัญและสิ่งที่ต้องดำเนินการ

ก่อนจบการประชุม ให้สรุปขั้นตอนและหน้าที่ความรับผิดชอบต่อไปอย่างรวดเร็ว เพื่อเป็นการปิดท้ายและทบทวนความจำของทุกคนเกี่ยวกับประเด็นที่กล่าวถึงในช่วงต้นของการประชุม ระบบจดบันทึกด้วย AI จะช่วยคุณถอดความ เพื่อไม่ให้ข้อมูลใดๆ ตกหล่น คุณยังสามารถใช้ Ask Plaud เพื่อถามคำถามและขอคำแนะนำเพิ่มเติมได้อีกด้วย

ขั้นตอนที่ 8: แบ่งปันสรุปการประชุมกับกลุ่มทั้งหมด

ส่งสรุปสั้นๆ ผ่านทางแชทหรือเครื่องมือบริหารจัดการโครงการ ใช้ฟีเจอร์สรุปเพื่อให้รวดเร็วและแม่นยำ อย่าปล่อยให้ขั้นตอนนี้ยืดเยื้อไปหลายวัน

ขั้นตอนที่ 9: ติดตามความคืบหน้าของรายการดำเนินการเฉพาะเจาะจง

ในตอนต้นของการประชุม Scrum ครั้งถัดไป ให้ตรวจสอบความคืบหน้าของรายการดำเนินการ

ขั้นตอนที่ 10: ให้ความสนใจกับจุดที่ควรปรับปรุง

ควรขอความคิดเห็นเกี่ยวกับการประชุมอย่างสม่ำเสมอและปรับเปลี่ยนตามความจำเป็น หากคุณมี Plaud Note Pro อยู่แล้ว ให้ใช้ข้อมูลที่บันทึกไว้เพื่อระบุปัญหาที่เกิดขึ้นซ้ำๆ เช่น การประชุมออกนอกประเด็น การมีส่วนร่วมต่ำ หรืออุปสรรคทั่วไป นอกจากนี้ คุณยังสามารถแบ่งปันข้อมูลเชิงลึกกับเพื่อนร่วมทีมของคุณได้ด้วยลิงก์เดียว

เคล็ดลับสำหรับ Scrum Master

Scrum Master ระดับสูงไม่ใช่แค่ผู้กำหนดตารางเวลา แต่เป็นผู้ขับเคลื่อนการเปลี่ยนแปลง จึงจำเป็นอย่างยิ่งที่จะต้องรู้วิธีรับมือกับความไม่ลงรอยกัน จัดการกับความท้าทายทางการเมือง และปกป้องทีมได้อย่างคล่องแว่ว นี่คือวิธีการ:

เคล็ดลับมือโปรข้อที่ 1: ใช้ข้อมูลเพื่อป้องกันการโกงตัวเลข

ผู้บริหารมักต้องการเห็นความเร็วในการทำงานและการพัฒนา แต่สิ่งนี้กลับส่งเสริมให้เกิดการบิดเบือนตัวเลข ตัวอย่างเช่น ทีมอาจรายงานว่า "ส่งมอบฟีเจอร์ 15 รายการต่อสัปดาห์" ในขณะที่ความเป็นจริงแล้ว บางรายการเป็นเพียงการปรับแต่งโค้ดเล็กน้อยเท่านั้น

สนับสนุนให้ผู้มีส่วนได้ส่วนเสียอย่ามุ่งเน้นที่ความเร็วในการดำเนินงาน แต่ให้มุ่งเน้นที่ผลลัพธ์ทางธุรกิจ ไม่ใช่แค่ตัวเลข ตัวอย่างเช่น หากเป้าหมายคือการเพิ่มอัตราการรักษาลูกค้า 10% ให้มุ่งเน้นที่ตัวชี้วัดหลักนั้นและตัวชี้วัดนำอื่นๆ ที่เกี่ยวข้อง เช่น เวลาในการเริ่มต้นใช้งาน เวลาในการสร้างมูลค่า หรือคะแนนความพึงพอใจของลูกค้า (NPS)

โปรแกรมจดบันทึก AI ของคุณ Plaud Note Pro สามารถบันทึกการวางแผนและการประชุมทบทวนได้ บทสรุปและการถอดเสียงที่สร้างโดย AI จะให้บันทึกที่ชัดเจนว่าเหตุใดจึงมีการกำหนดกรอบเวลาและลำดับความสำคัญ และยังให้รายละเอียดที่มีคุณค่าและโปร่งใสแก่ผู้บริหารอีกด้วย

เคล็ดลับมือโปรข้อที่ 2: สร้างความไว้วางใจและความสัมพันธ์ด้วยการพูดคุยเล็กๆ น้อยๆ

การทบทวนหลังจบสปรินต์และการเปิดตัวอาจเป็นเรื่องน่าอึดอัด โดยเฉพาะอย่างยิ่งหากมีบางอย่างผิดพลาดและจำเป็นต้องมีการพูดคุยที่ยากลำบาก การทำกิจกรรมละลายพฤติกรรมในทีม เป็นวิธีที่ดีในการกระตุ้นให้ทุกคนพูดคุยกันหากทุกคนต้องการกำลังใจเพิ่มเติม

เพื่อแก้ไขปัญหานี้ ให้เริ่มต้นด้วยการสนทนาแบบสบายๆ (เช่น เรื่องวันหยุดพักผ่อน แผนการช่วงสุดสัปดาห์ รายการทีวีที่ชอบ) เพื่อสร้างความรู้สึกปลอดภัยทางจิตใจ วิธีนี้จะช่วยสร้างพื้นที่ปลอดภัยสำหรับการให้ข้อเสนอแนะและการปรับปรุงอย่างตรงไปตรงมาโดยไม่ทำให้การประชุมส่วนที่เหลือเสียไป ทำให้สมาชิกในทีมรู้สึกได้รับการต้อนรับและรับฟังก่อนที่จะเข้าสู่หัวข้อการประชุมที่แท้จริง

เคล็ดลับมือโปรข้อที่ 3: สร้างแนวป้องกันผู้มีส่วนได้ส่วนเสียที่เข้ามาเกี่ยวข้องมากเกินไป

เมื่อผู้มีส่วนได้ส่วนเสียข้ามขั้นตอนการปรึกษาหารือกับ Product Owner และกดดันนักพัฒนาซอฟต์แวร์ มันจะส่งผลกระทบต่อเป้าหมายของ Sprint สมาชิกในทีมจะรู้สึกไม่สบายใจ และลำดับความสำคัญอาจเปลี่ยนแปลงไปโดยที่หัวหน้าทีมไม่รู้ เพื่อแก้ไขปัญหานี้:

• พบปะพูดคุยกับผู้มีส่วนได้ส่วนเสียเพื่อทำความเข้าใจข้อกังวลของพวกเขา ว่าเป็นเรื่องคุณภาพผลิตภัณฑ์ ความเร็วในการผลิต หรือเรื่องอื่นๆ
• ให้อำนาจนักพัฒนาในการส่งต่อคำขอไปยังเจ้าของผลิตภัณฑ์ ตัวอย่างเช่น คุณสามารถให้สคริปต์ตัวอย่างแก่พวกเขาเพื่อส่งต่อได้ เช่น “ฉันอยากทราบรายละเอียดเพิ่มเติมเกี่ยวกับไอเดียนี้ โปรดนำเรื่องนี้ไปเสนอต่อเจ้าของผลิตภัณฑ์ และเราจะดำเนินการแก้ไขให้”
• ช่วยให้ Product Owner สร้างความไว้วางใจกับผู้มีส่วนได้ส่วนเสีย และรู้สึกสบายใจที่จะรับฟังความคิดเห็นของพวกเขาอย่างกระตือรือร้น

เคล็ดลับมือโปรข้อที่ 4: ใช้เครื่องมือเพื่อความโปร่งใสในการแบ่งปันข้อมูลอัปเดต

Scrum แบบซอมบี้ คือทีมที่ทำงานไปตามขั้นตอนแต่ไม่พัฒนา แทนที่จะเป็นเช่นนั้น พวกเขาควรติดตามข้อมูลจริงและดำเนินการตามข้อมูลนั้น ในการประชุมทบทวนครั้งถัดไป ให้ตรวจสอบสถานะของแต่ละรายการที่ต้องดำเนินการ วิธีนี้จะปิดวงจรการให้ข้อเสนอแนะและพิสูจน์ว่าการประชุมทบทวนช่วยขับเคลื่อนการเปลี่ยนแปลงได้

ใครบ้างที่เข้าร่วมการประชุม Scrum และใครเป็นผู้นำการประชุม?

ทีม Scrum ที่ประสบความสำเร็จมีบทบาทสำคัญสามประการ โดยแต่ละบทบาทมีหน้าที่รับผิดชอบหลักที่แตกต่างกัน

• Scrum Master: ทำหน้าที่ประสานงานการประชุม ดำเนินการตามวาระการประชุม และปฏิบัติตามกรอบเวลาที่กำหนด
• เจ้าของผลิตภัณฑ์: กำหนดลำดับความสำคัญร่วมกับวิศวกร ชี้แจงข้อกำหนดในการพัฒนา และตอบคำถามต่างๆ
• นักพัฒนาและวิศวกร: ดำเนินงานและแจ้งปัญหาอุปสรรคต่างๆ

หนึ่งในบทบาทที่สำคัญที่สุดคือ Scrum Master หน้าที่หลักของบุคคลนี้คือการทำให้แน่ใจว่าการประชุม Scrum มีประสิทธิภาพ ตรงเวลา และเป็นประโยชน์ต่อทีม เป้าหมายหลักของ Scrum Master คือการป้องกัน “การประชุมยืดเยื้อ” โดยทำให้การประชุมกระชับและมุ่งเน้นไปที่ประเด็นสำคัญ

3 คำถามที่ควรถามในการประชุม Scrum ประจำวัน

ตามธรรมเนียมแล้ว การประชุมสกรัมรายวันจะเน้นไปที่สามคำถามหลัก ได้แก่ สิ่งที่เกิดขึ้นเมื่อวาน วันนี้ และความท้าทายต่างๆ สมาชิกทุกคนในทีมควรพร้อมที่จะรายงานเกี่ยวกับคำถามเหล่านี้อย่างกระชับ ซึ่งจะเป็นพื้นฐานของรายงานสกรัม

1. เมื่อวานฉันทำอะไรไปบ้าง?
2. วันนี้ฉันจะทำอะไรบ้าง?
3. ฉันมีตัวบล็อกอะไรบ้าง?

มันง่ายที่จะสรุปคำตอบเหล่านี้ให้กลายเป็นรายงานสถานะพื้นฐานที่ทุกคน列举สิ่งที่ตัวเองทำไปแล้ว ทีมงานไม่ได้พูดคุยถึงปัญหาหรือแก้ไขปัญหาที่แท้จริงใดๆ เลย

แต่ การประชุมพนักงานที่มีประสิทธิภาพ ควรเน้นไปที่ปัญหาและอุปสรรค นี่คือจุดที่การสนทนาที่แท้จริงเกิดขึ้น และเป็นคุณค่าที่แท้จริงของ การประชุมประจำวัน

2 กลยุทธ์ในการสร้างการประชุม Scrum รายวันที่มุ่งเน้นเป้าหมาย

กลยุทธ์ที่ 1: มุ่งเน้นที่ตัวงานเอง

เพื่อแก้ไขปัญหานี้ บทบาทของหัวหน้าทีมคือการมุ่งเน้นการสนทนาไปที่ลำดับขั้นตอนการทำงานบนกระดาน (จากขวาไปซ้าย) ไม่ใช่กิจกรรมแต่ละอย่าง แทนที่จะเป็นรายการงานของสมาชิกแต่ละคน ควรเปลี่ยนเป็นการสนทนาเกี่ยวกับโครงการโดยรวม ให้ความสำคัญกับลำดับขั้นตอนการทำงานโดยรวมที่เคลื่อนจากซ้ายไปขวาบนกระดาน

กลยุทธ์ที่ 2: ใช้กฎ "ลานจอดรถ"

หากมีประเด็นใดเกิดขึ้นที่ใช้เวลานานเกิน 30 วินาที หรืออาจทำให้การประชุมหยุดชะงัก ให้เก็บประเด็นนั้นไว้ใน “พื้นที่พักประเด็น” และค่อยมาจัดการหลังจากเสร็จสิ้นการประชุม

วิธีจัดการประชุม Scrum ให้มีประสิทธิภาพมากขึ้น

เน้นการกำหนดเวลาที่ชัดเจน บทบาทที่ชัดเจน และผลลัพธ์ที่นำไปปฏิบัติได้จริง โดยใช้ AI ช่วยเหลือ เช่น Plaud Note Pro เพื่อเปลี่ยนการประชุม Scrum จากสิ่งที่ทีมหวาดกลัวให้กลายเป็นเครื่องมือสำคัญในการส่งมอบโครงการและการเติบโตของทีม

คำถามที่พบบ่อย

กิจกรรม Scrum มีกี่ประเภท?

Scrum มีกิจกรรมหลายประเภท ได้แก่ การวางแผนสปรินต์ การประชุม Scrum รายวัน การทบทวนสปรินต์ และการประเมินผลหลังสปรินต์

ประโยชน์ที่แท้จริงของการประชุม Scrum ที่มีประสิทธิภาพคืออะไร?

การประชุม Scrum มีประโยชน์มากมาย ตั้งแต่การขจัดอุปสรรคอย่างรวดเร็วไปจนถึงการปรับปรุงอย่างต่อเนื่อง การประชุม Scrum รายวันช่วยเปิดเผยอุปสรรคตั้งแต่เนิ่นๆ เพื่อให้ Scrum Master สามารถแก้ไขได้อย่างรวดเร็ว

การพัฒนาแบบ Scrum ส่งเสริมการส่งมอบงานที่คาดการณ์ได้ด้วยการวางแผนและการตรวจสอบที่ชัดเจน โดยมีเป้าหมายคือการลดข้อผิดพลาดและเพิ่มความน่าเชื่อถือของผลิตภัณฑ์ จากนั้น การทบทวนหลังจบสปรินต์จะเปิดโอกาสให้มีการให้ข้อเสนอแนะอย่างตรงไปตรงมาและการปรับปรุงแก้ไข ช่วยให้ทีมพัฒนาขึ้นในทุกสปรินต์

Scrum คืออะไรโดยสรุป?

Scrum คือกรอบการทำงานสำหรับการพัฒนาผลิตภัณฑ์ และเป็นกระบวนการที่สร้างขึ้นบนพื้นฐานของความโปร่งใส การตรวจสอบ และการปรับตัว มันไม่ใช่แค่การประชุมรายวันหรือการทบทวนงานอย่างต่อเนื่องเท่านั้น แต่เป็นการสร้างสภาพแวดล้อมที่ทีมสามารถส่งมอบคุณค่าได้อย่างต่อเนื่อง ปรับปรุงแก้ไขได้อย่างรวดเร็ว และเคลื่อนไหวได้อย่างฉับไว

โดยปกติแล้วใครบ้างที่เข้าร่วมการประชุมสกรัม?

Scrum Master, Product Owner และนักพัฒนาหรือวิศวกรทุกคนเข้าร่วมการประชุม Scrum ประจำวัน