วิธีการจัดตารางการประชุมกลุ่มที่มีประสิทธิภาพสูง (เคล็ดลับ + เครื่องมือ)

สำหรับหัวหน้าทีมแล้ว มีเครื่องมือไม่กี่อย่างที่มีประสิทธิภาพหรือถูกนำไปใช้ในทางที่ผิดได้มากเท่ากับการประชุมกลุ่ม

การประชุมกลุ่มเป็นสถานที่ที่งานจะสำเร็จลุล่วง อุปสรรคจะถูกแก้ไข และทีมจะมุ่งมั่นไปในทิศทางเดียวกัน อย่างไรก็ตาม หากปราศจากโครงสร้าง การประชุมอาจทำให้คนในทีมรู้สึกเหนื่อยล้าและตั้งคำถามถึงคุณค่าของการทำงานร่วมกัน ต้นทุนของความล้มเหลวจะสูงกว่าสำหรับที่ปรึกษาและโค้ชด้านการสื่อสาร เนื่องจากความชัดเจนและพลังของคำพูดของพวกเขามีความหมายเหมือนกับความน่าเชื่อถือ

คู่มือนี้จะแนะนำคุณเกี่ยวกับระบบ ขั้นตอน และเครื่องมือที่เหมาะสมที่สุด เพื่อให้การประชุมกลุ่มของคุณมีเป้าหมายที่ชัดเจน สามารถนำไปปฏิบัติได้จริง และมีคุณค่าสำหรับผู้เข้าร่วมทุกคน

วิธีจัดการประชุมกลุ่มให้มีประสิทธิภาพ: 6 เคล็ดลับ

การประชุมที่มีประสิทธิภาพไม่ได้เกิดขึ้นจากการกำหนดเวลาเท่านั้น แต่ยังเกิดจากการออกแบบด้วย หัวหน้าทีมควรคิดหาวิธีที่จะปรับเปลี่ยนการสนทนาให้เป็นการประชุมที่มุ่งเน้นการทำงาน โดยมีองค์ประกอบที่มีเป้าหมายชัดเจน นั่นหมายความว่าหัวหน้าทีมต้องเปลี่ยนความคิด จากการเป็นเพียงผู้จัดประชุม (หรือการสนทนา) ไปสู่การเป็นผู้ออกแบบการประชุมกลุ่มที่มีประสิทธิภาพ

เคล็ดลับด้านล่างนี้จะช่วยให้คุณพร้อมสำหรับการประชุมและแสดงให้ทีมของคุณเห็นว่าคุณเคารพเวลาและสติปัญญาของพวกเขา

1. แต่งตั้งผู้ประสานงาน

ทุกการประชุมจำเป็นต้องมีผู้ดำเนินงาน ซึ่งมีหน้าที่หลักในการนำกลุ่มไปสู่เป้าหมาย ผู้ดำเนินงานนี้จะช่วยให้การสนทนาเป็นไปอย่างมีทิศทาง รักษาความต่อเนื่องของการสนทนา และทำให้มั่นใจว่าการประชุมทีมบรรลุวัตถุประสงค์

ขั้นตอนที่สามารถนำไปปฏิบัติได้:

• ก่อนเริ่มการประชุม ให้กำหนดบุคคลหนึ่งเป็นผู้ประสานงาน และเขียนชื่อผู้ประสานงานไว้ด้านบนสุดของวาระการประชุม
• หากการสนทนาหยุดชะงัก ผู้ดำเนินรายการควรทบทวนเป้าหมายของการประชุมอีกครั้ง

2. จัดเตรียมและส่งวาระการประชุมเป็นลายลักษณ์อักษรก่อนการประชุม

วาระการประชุมช่วยให้เข้าใจวัตถุประสงค์ของการประชุมและกำหนดความคาดหวัง การแจ้งวาระการประชุมล่วงหน้าจะช่วยให้ผู้เข้าร่วมมีโอกาสเตรียมตัว ซึ่งจะนำไปสู่การอภิปรายที่มีประสิทธิภาพและมีสาระสำคัญมากขึ้น ไม่ว่าการประชุมนั้นจะเป็นไปเพื่อการตัดสินใจหรือเพียงแค่แบ่งปันข้อมูล วาระการประชุมที่ชัดเจนคือรากฐานของการประชุมที่มีประสิทธิผล

ขั้นตอนที่สามารถนำไปปฏิบัติได้:

• ตั้งชื่อวาระการประชุมให้ชัดเจนและเน้นผลลัพธ์ (เช่น "การประชุมตัดสินใจงบประมาณไตรมาสที่ 4" แทนที่จะเป็น "การประชุมงบประมาณ")
• ทำเครื่องหมายที่หัวข้อวาระการประชุมที่เป็นทางเลือก เพื่อให้ผู้เข้าร่วมสามารถตัดหัวข้อเหล่านั้นออกได้ หากเป็นหัวข้อเดียวที่เกี่ยวข้องกับตนเอง

3. กำหนดความคาดหวังที่ชัดเจนสำหรับผู้เข้าร่วมแต่ละคน

ผู้คนมีแนวโน้มที่จะมีส่วนร่วมมากขึ้นหากพวกเขารู้ว่าบทบาทของตนคืออะไร ผู้นำการประชุมควรแจ้งบทบาทของตนให้ผู้เข้าร่วมทราบล่วงหน้า การชี้แจงง่ายๆ นี้ช่วยหลีกเลี่ยงการเสียเวลาและทำให้มั่นใจได้ว่าการมีส่วนร่วมมีความเกี่ยวข้องและตรงประเด็น

ขั้นตอนที่สามารถนำไปปฏิบัติได้:

• ใช้คำเชิญในปฏิทินเพื่อระบุวัตถุประสงค์ของการประชุมและบทบาทสำคัญของผู้เข้าร่วมประชุม
• สำหรับการประชุมเพื่อแลกเปลี่ยนข้อมูล ให้ระบุอย่างชัดเจนว่า "ไม่ต้องเตรียมการใดๆ สำหรับการประชุมนี้" วิธีนี้จะช่วยลดความวิตกกังวลที่ไม่จำเป็นของทีมได้

4. ส่งเสริมการมีส่วนร่วมให้มากที่สุด

จุดประสงค์ของการประชุมกลุ่มคือการได้รับประโยชน์จากมุมมองที่หลากหลาย ผู้นำควรหลีกเลี่ยงการประชุมแบบบรรยาย และควรส่งเสริมการอภิปรายอย่างกระตือรือร้นแทน การวางสื่อที่เกี่ยวข้อง เช่น สไลด์หรือเอกสาร ให้ทุกคนมองเห็นได้ระหว่างการอภิปราย จะช่วยให้ทุกคนมีจุดสนใจร่วมกัน

ขั้นตอนที่สามารถนำไปปฏิบัติได้:

• หลังจากที่มีคนเสนอความคิดเห็นแล้ว ผู้นำควรตั้งคำถามว่า "ใครมีมุมมองที่แตกต่างออกไปบ้าง?" นี่เป็นวิธีหนึ่งในการส่งเสริมการสนทนาอย่างสร้างสรรค์
• ถ้ามีคนใดคนหนึ่งพูดมากเกินไป ผู้นำควรเข้าไปแทรกแซงอย่างสุภาพและกล่าวว่า “ขอบคุณสำหรับมุมมองนั้น เราอยากฟังความคิดเห็นจากคนอื่นๆ ด้วยเช่นกัน”

5. กำหนดและเคารพเวลาที่กำหนดไว้

เวลาเป็นทรัพยากรที่ไม่สามารถสร้างใหม่ได้ และการประชุมที่ไม่มีขอบเขตชัดเจนจะสิ้นเปลืองทั้งเวลาและพลังงาน ผู้ดำเนินงานที่ดีจะใช้เวลาเป็นเครื่องมือในการรักษาความมุ่งมั่นและพลังงาน การปฏิบัติตามกำหนดการแสดงถึงความเคารพต่อเวลาของทุกคนและสร้างวัฒนธรรมการทำงานที่มีประสิทธิภาพ

ขั้นตอนที่สามารถนำไปปฏิบัติได้:

• กำหนดเวลาสำหรับหัวข้อแต่ละเรื่องที่จะกล่าวถึงในการประชุม และแสดงเวลาดังกล่าวไว้ในวาระการประชุม
• หากการอภิปรายในหัวข้อใดหัวข้อหนึ่งใช้เวลานานเกินกว่าที่กำหนด ผู้นำควรตัดสินใจอย่างเด็ดขาด

6. ใช้โปรแกรมจัดตารางเวลาสำหรับการประชุมที่มีผู้เข้าร่วมหลายคน

หนึ่งในอุปสรรคแรกๆ คือการหาเวลาประชุมที่ทุกคนสะดวก การส่งอีเมลไปมาเพื่อประสานงานตารางเวลาของแต่ละคนอาจเสียเวลามาก โปรแกรมจัดตารางเวลาจะช่วยทำให้งานนี้เป็นไปโดยอัตโนมัติ

ขั้นตอนที่สามารถนำไปปฏิบัติได้:

• ใช้เครื่องมือจัดตารางเวลาของคุณเพื่อสร้างและแชร์ลิงก์สำหรับประเภทการประชุมที่เกิดขึ้นซ้ำ (เช่น "การตรวจสอบความคืบหน้าโครงการ 30 นาที") เพื่อกำหนดมาตรฐานกระบวนการจอง
• ตั้งค่าการแจ้งเตือนอัตโนมัติผ่านแอปจัดตารางเวลาของคุณเพื่อลดจำนวนผู้ที่ไม่มาตามนัดและเพื่อให้แน่ใจว่าทุกคนมาถึงตรงเวลา

การประชุมกลุ่มคืออะไร?

การประชุมกลุ่มคือการรวมตัวกันอย่างเป็นระบบของบุคคลสามคนขึ้นไปที่ทำงานร่วมกันด้วยเจตนารมณ์และเป้าหมายเดียวกัน แตกต่างจาก การประชุมแบบตัวต่อตัว การประชุม กลุ่มจะประสบความสำเร็จได้ด้วยความรู้ร่วมกันและมุมมองที่หลากหลายของทีม

การประชุมประเภทนี้สามารถแบ่งกลุ่มตามวัตถุประสงค์ได้ดังนี้:

• การตรวจสอบเชิงกลยุทธ์จะเน้นที่ความคืบหน้าในแต่ละวันและอุปสรรคที่พบเจอ
• การประชุมเชิงกลยุทธ์คือการกำหนดทิศทางในระยะยาว
• ในระหว่างการประชุมเพื่อแก้ไขปัญหา การสนทนาจะลงลึกเพื่อหาแนวทางแก้ไขปัญหาเฉพาะเรื่อง

การเข้าใจวัตถุประสงค์ของการประชุมกลุ่มเป็นขั้นตอนแรกสู่การนำการประชุมไปสู่ความสำเร็จ และความแตกต่างและความชัดเจนนี้เองที่ทำให้การประชุมกลุ่มเป็นรากฐานสำคัญสำหรับการทำงานเป็นทีมและการบริหารโครงการอย่างมีประสิทธิภาพ

วิธีใช้ Plaud Note เพื่อให้การประชุมกลุ่มมีประสิทธิภาพมากขึ้น

การประชุมกลุ่มที่มีประสิทธิภาพไม่ได้จบลงแค่การสนทนาเท่านั้น แต่จำเป็นต้องสร้างแผนปฏิบัติการที่ชัดเจน อุปกรณ์จดบันทึกที่ขับเคลื่อน ด้วย AI อย่าง Plaud Note ถูกออกแบบมาเพื่อเชื่อมช่องว่างนั้น ทำให้มั่นใจได้ว่าทุกการสนทนาจะถูกบันทึกและแปลงเป็นแผนงานที่เป็นรูปธรรม

ขั้นตอนที่ 1 — ทบทวนบันทึกที่ผ่านมาเพื่อให้สอดคล้องกับวัตถุประสงค์และผู้เข้าร่วม

ก่อนการประชุม ให้ใช้ Ask Plaud เพื่อสรุปประเด็นที่ยังค้างคาจากการประชุมครั้งที่แล้ว และใช้ฟีเจอร์นี้เพื่อกำหนดวาระการประชุมให้ตรงประเด็นมากขึ้น

ขั้นตอนที่ 2 — ตั้งค่าสำหรับการบันทึกภาพ

ด้วยการเริ่มใช้งานเพียงปุ่มเดียว Plaud Note ช่วยลดความยุ่งยากในการตั้งค่า คุณจึงสามารถควบคุมห้องประชุมและมุ่งเน้นไปที่เป้าหมายของการประชุมได้ทันที ไม่ใช่เรื่องเทคโนโลยี

ขั้นตอนที่ 3 — บันทึกการประชุมกลุ่มและมีส่วนร่วมอย่างต่อเนื่อง

ด้วยระบบบันทึกเสียง Plaud Note คุณจะไม่ต้องวุ่นวายกับการทำหลายอย่างพร้อมกันอีกต่อไป แทนที่จะต้องแบ่งความสนใจระหว่างการพูด การฟัง และการจดบันทึก คุณสามารถมุ่งเน้นไปที่การอำนวยความสะดวกในการสนทนาได้ คุณสามารถถามคำถาม ท้าทายทีมของคุณ และกระตุ้นให้ทุกคนมีส่วนร่วมเพื่อให้การประชุมมีประสิทธิภาพ

ขั้นตอนที่ 4 — เปลี่ยนบทสนทนาให้เป็นข้อมูลเชิงลึก

Plaud AI สรุปบทสนทนาหลายชั่วโมงให้เหลือเพียงประเด็นสำคัญ คุณสามารถใช้สรุปนี้ในการร่างรายงานประจำสัปดาห์หรืออัปเดตข้อมูลในระบบ CRM ให้ถูกต้องแม่นยำได้ในเวลาอันสั้น

ขั้นตอนที่ 5 — แยกแยะรายการดำเนินการ

Plaud AI จะดึงรายการที่ชัดเจนว่าใครทำอะไรและเมื่อไหร่ สิ่งที่คุณต้องทำคือส่งรายการนี้ต่อให้ทีมเป็นรายการสิ่งที่ต้องทำที่ได้รับการยืนยันแล้ว โดยแจ้งขั้นตอนต่อไปให้พวกเขาทราบอย่างชัดเจนและไม่ล่าช้า

ขั้นตอนที่ 6 — รักษาความสอดคล้องของทีม

เพียงไม่กี่คลิก คุณก็สามารถแชร์บันทึกการประชุม สรุป หรือ รายการดำเนินการ ผ่าน อีเมล หรือแอปพลิเคชันที่เชื่อมต่ออื่นๆ ได้ แม้แต่เพื่อนร่วมทีมที่ไม่สามารถเข้าร่วมประชุมก็ได้รับทราบข้อมูลอย่างครบถ้วน ด้วยบันทึกที่ถูกต้องแม่นยำเกี่ยวกับสิ่งที่ได้พูดคุยและตัดสินใจ คุณจะหลีกเลี่ยงความสับสนในภายหลังและทำให้กลุ่มทั้งหมดทำงานไปในทิศทางเดียวกัน

บทสรุป

การจัดการประชุมให้มีประสิทธิภาพไม่ได้หมายถึงแค่การเชิญคนมาเข้าร่วมประชุมเท่านั้น แต่ต้องอาศัยการวางแผนอย่างรอบคอบ การอำนวยความสะดวกอย่างราบรื่น และวิธีการในการบันทึกและดำเนินการตามผลลัพธ์ที่ได้

ด้วยการผสานแนวทางการเป็นผู้นำที่แข็งแกร่งเข้ากับเครื่องมืออย่าง Plaud Note คุณจะขจัดภาระการจดบันทึกด้วยตนเอง และเปลี่ยนทุกการประชุมให้เป็นตัวขับเคลื่อนประสิทธิภาพ ความชัดเจน และความสอดคล้อง ซึ่งจะช่วยให้ทุกคนได้รับผลตอบแทนสูงสุดจากเวลาที่ใช้ไป

คำถามที่พบบ่อย

คุณพูดอะไรในตอนเริ่มต้นการประชุมกลุ่ม?

เริ่มต้นด้วยการทักทายทุกคน อธิบายสั้นๆ เกี่ยวกับการประชุม และแนะนำวาระการประชุม ตัวอย่างการเปิดการประชุมที่ดีอาจเป็น: “ยินดีที่ทุกท่านมาร่วมประชุมในครั้งนี้ เราต้องการสรุปแผนการตลาดสำหรับไตรมาสที่ 4 ในการประชุมครั้งนี้ เราจะดำเนินการตามวาระการประชุมที่ผมส่งไปเมื่อวานนี้ และขอเริ่มต้นด้วยการทบทวนผลการดำเนินงานที่ผ่านมา”

มีแอปพลิเคชันใดบ้างที่ช่วยฉันจัดตารางการประชุมกลุ่ม?

Calendly, Doodle และฟีเจอร์การจัดตารางเวลาของ Google Calendar และ Outlook เป็นเครื่องมือที่ยอดเยี่ยมสำหรับการจัดตารางการประชุมกลุ่ม เครื่องมือเหล่านี้ช่วยให้คุณกำหนดเวลาที่สะดวกสำหรับทุกคนที่เกี่ยวข้องโดยไม่ต้องเสียเวลาส่งอีเมลไปมาหลายรอบ

อะไรคือหลัก 5 P ในการจัดการประชุม?

หลัก 5 P เป็นโครงสร้างที่ใช้มานานหลายทศวรรษสำหรับการออกแบบการประชุม:

• วัตถุประสงค์ (ทำไมเราจึงนัดพบกัน?)
• บุคคล (ใครบ้างที่จำเป็นต้องอยู่ที่นั่น?)
• การวางแผน (การประชุมจะดำเนินไปอย่างไร?)
• การเตรียมตัว (คุณต้องทำอะไรก่อน?)
• ผลตอบแทน (คุณต้องการบรรลุหรือสร้างอะไร?)

กฎ 40-20-40 สำหรับการประชุมคืออะไร?

กฎ 40:20:40 เป็นแนวทางสำหรับการจัดสรรเวลาในการวางแผนและดำเนินการประชุมอย่างมีประสิทธิภาพ โดยระบุว่าคุณควรจัดสรรเวลา 40% สำหรับการเตรียมการก่อนการประชุม (วาระการประชุม การอ่านเอกสารล่วงหน้า) 20% สำหรับการประชุม และอีก 40% ที่เหลือสำหรับการติดตามผลหลังการประชุม เช่น การส่งบันทึกการประชุมและการติดตามรายการดำเนินการ