วิธีการใช้เมทริกซ์ไอเซนฮาวเวอร์เพื่อการบริหารโครงการอย่างมีประสิทธิภาพ

ผู้จัดการโครงการ ส่วนใหญ่ไม่ได้ทำงานล่าช้าเพราะลืมอะไรบางอย่าง แต่เป็นเพราะพวกเขาใช้เวลาหลายชั่วโมงไปกับการแก้ไขปัญหาที่ไม่ถูกต้อง เมทริกซ์ไอเซนฮาวร์เปลี่ยนวิธี การจัดการเวลา ของฉัน ไม่ใช่ด้วยการให้เช็คลิสต์ใหม่ แต่ด้วยการช่วยให้ฉันคัดกรองว่าอะไรคือสิ่งที่ควรทำตั้งแต่แรก

นี่คือกรอบแนวคิดที่เรียบง่ายแต่ทรงพลัง บทความนี้จะอธิบายวิธีการทำงาน ความหมายของแต่ละส่วนในทางปฏิบัติ และวิธีที่ผมใช้มันเพื่อลดสิ่งรบกวนและทำให้งานสำเร็จลุล่วงอย่างแท้จริง

เมทริกซ์ไอเซนฮาวร์คืออะไร และทำไมผู้จัดการโครงการจึงต้องการมัน

เมทริกซ์ไอเซนฮาวร์เป็นกรอบแนวคิดสำหรับการตัดสินใจว่าอะไรคือสิ่งที่คุณต้องการเวลาอย่างแท้จริง มันแบ่งงานตามความเร่งด่วนและความสำคัญ เพื่อให้คุณหยุดการตอบสนองแบบฉับพลันและเริ่มวางแผนได้ ก่อนที่ฉันจะใช้วิธีนี้ ฉันมีรายการสิ่งที่ต้องทำยาวเหยียด ซึ่งเพิ่มขึ้นเร็วกว่าที่ฉันจะทำเสร็จ ฉันเคลื่อนไหวอยู่ตลอดทั้งวัน แต่ไม่ได้ก้าวหน้าในส่วนที่สำคัญเลย

เมทริกซ์ของไอเซนฮาวร์บังคับให้ผมต้องตัดสินใจอย่างเด็ดขาด มันแบ่งงานออกเป็นสี่ประเภท: เร่งด่วนและสำคัญ สำคัญแต่ไม่เร่งด่วน เร่งด่วนแต่ไม่สำคัญ และไม่สำคัญหรือไม่เร่งด่วน เมื่อผมเริ่มบริหารเวลาโดยใช้มุมมองนี้ โครงการของผมก็มีความยืดหยุ่นมากขึ้นและมีเสถียรภาพมากขึ้น

เมทริกซ์ไอเซนฮาวร์ทำงานอย่างไร

เมทริกซ์ไอเซนฮาวร์แบ่งงานออกเป็นสี่ส่วน

ช่องที่ 1: เร่งด่วนและสำคัญ (ต้องทำ)

นี่คือสัญญาณเตือนภัย สิ่งที่จะพังทลายลงเมื่อไม่มีใครเฝ้าดู กำหนดส่งงานที่พลาดไป ข้อผิดพลาดร้ายแรงก่อนเปิดตัว หรือผู้มีส่วนได้ส่วนเสียที่ต้องการการตัดสินใจในทันที

คุณหลีกเลี่ยงไตรมาสที่ 1 ไม่ได้หรอก แต่ถ้าคุณติดอยู่ตรงนี้ตลอดเวลา แสดงว่ามีบางอย่างผิดปกติในส่วนต้นทาง ผมเคยมีโปรเจกต์ที่ทุกสัปดาห์เป็นวิกฤต จนกระทั่งผมรู้ว่างานในไตรมาสที่ 2 ถูกละเลย

Q1 ไม่ใช่ศัตรู แต่การปล่อยให้ Q1 กลายเป็นโหมดเริ่มต้นต่างหากที่เป็นปัญหา

ช่องที่ 2: สำคัญแต่ไม่เร่งด่วน (กำหนดการ)

นี่คือที่ที่ทุกสิ่งทุกอย่างที่ทำให้โครงการดีขึ้นอย่างแท้จริงอยู่รวมกัน ได้แก่ การวางแผน การวิเคราะห์ความเสี่ยง การตรวจสอบความคืบหน้าของทีม การจัดการรายการงานที่ค้างอยู่ และการทบทวนกระบวนการทำงาน

ปัญหาคืออะไร? ไตรมาสที่ 2 ไม่เคยเรียกร้องความสนใจอย่างโจ่งแจ้ง นั่นเป็นเหตุผลที่มันถูกเลื่อนออกไป แล้วหนึ่งสัปดาห์ต่อมา คุณก็ต้องมาแก้ปัญหาเฉพาะหน้าของไตรมาสที่ 1 เพราะไตรมาสที่ 2 ถูกเลื่อนออกไปอีก

การจัดสรรเวลาสำหรับงานในไตรมาสที่ 2 ไม่ใช่แค่สิ่งที่ควรมี แต่เป็นวิธีเดียวที่จะหลีกเลี่ยงความวุ่นวาย ผมจัดการงานในไตรมาสที่ 2 เหมือนกับการประชุมกับลูกค้า เมื่อใส่ลงในปฏิทินแล้ว ก็ห้ามเลื่อนเด็ดขาด

ช่องที่ 3: เร่งด่วนแต่ไม่สำคัญ (มอบหมายงาน)

ไตรมาสที่ 3 คือช่วงที่ปฏิทินของคุณถูกขโมย การโทรสอบถามสถานะไม่รู้จบ ข้อความที่ระบุว่า "ด่วน" ทั้งที่จริงไม่ใช่ รายงานที่ไม่มีใครอ่าน แต่ทุกคนต่างรอคอย

กับดักอยู่ตรงนี้คือ งานเหล่านี้ยังคงให้ความรู้สึกว่าได้ผลลัพธ์ที่ดี ดูเหมือนจะเป็นงาน แต่เมื่อผมตรวจสอบสัปดาห์ของผมแล้ว ไตรมาสที่ 3 มักจะเป็นช่วงที่ผมเสียเวลามากที่สุดโดยได้ผลลัพธ์น้อยที่สุด งานส่วนใหญ่ไม่ต้องการคุณ พวกมันต้องการกระบวนการ ยิ่งคุณสร้างโครงสร้างให้กับไตรมาสที่ 3 มากเท่าไหร่ คุณก็จะยิ่งได้เวลากลับคืนมามากขึ้นเท่านั้น

วิธีแก้ปัญหาไม่ใช่การเพิกเฉยต่อปัญหาเหล่านั้น แต่เป็นการหยุดเป็นเจ้าของปัญหาเหล่านั้น การมอบหมายงานไม่ได้หมายถึงการโยนภาระไปให้คนอื่น แต่หมายถึงการรักษาจุดสนใจไว้

ช่องที่ 4: ไม่เร่งด่วนและไม่สำคัญ (ลบออก)

ฉันเคยเก็บสิ่งเหล่านี้ไว้ "เผื่อไว้" เช่น ไฟล์ที่ไม่มีใครเปิดอ่าน สไลด์นำเสนอสำหรับผู้มีส่วนได้ส่วนเสียที่ไม่เคยมาเข้าร่วมงาน หรือเอกสารธุรการต่างๆ ที่ไม่มีผลกระทบอะไรเลย

ข้อ 4 นั้นจะไม่ชัดเจนจนกว่าคุณจะเริ่มถามตัวเองว่า: งานนี้ช่วยปกป้องโครงการ ผลักดันโครงการให้ก้าวหน้า หรือลดความเสี่ยงหรือไม่? ถ้าไม่ ผมก็จะตัดมันทิ้ง

ยิ่งไตรมาสที่ 4 สะอาดขึ้นเท่าไหร่ ผมก็ยิ่งมีพื้นที่ทำงานในไตรมาสที่ 2 มากขึ้นเท่านั้น ซึ่งเป็นช่วงเวลาที่ความคืบหน้าที่แท้จริงจะเกิดขึ้น

วิธีการใช้เมทริกซ์ไอเซนฮาวเวอร์ในตารางเวลาโครงการของคุณ

ทฤษฎีนั้นมีประโยชน์ แต่คุณค่าที่แท้จริงจะเกิดขึ้นเมื่อคุณนำเมทริกซ์นั้นไปประยุกต์ใช้กับกิจวัตรประจำวันและรายสัปดาห์ของคุณ

ขั้นตอนที่ 1: ทบทวนสัปดาห์ที่ผ่านมา

ทุกวันศุกร์ฉันจะใช้เวลา 20 นาทีในการตรวจสอบปฏิทินและรายการงานที่ต้องทำ เวลาของฉันหายไปไหนหมด? ฉันใช้เวลาหลายชั่วโมงไปกับการประชุมไตรมาสที่ 3 หรือเปล่า? ฉันเลื่อนงานของไตรมาสที่ 2 ไปสัปดาห์หน้าหรือเปล่า?

ฉันเคยมีหลายสัปดาห์ที่รู้สึกว่างานยุ่งมาก แต่กลับไม่ได้ช่วยให้โครงการคืบหน้าเลย การได้เห็นแผนงานชัดเจนแบบนี้ทำให้เห็นได้ชัดเจนว่าต้องแก้ไขอะไรบ้าง

ขั้นตอนที่ 2: จัดลำดับความสำคัญของงานในช่องที่สอง

ฉันจัดตารางเวลาสำหรับไตรมาสที่ 2 ก่อนใครๆ โดยเฉพาะการวางแผน การตรวจสอบโค้ด การประชุมทีมแบบตัวต่อตัว และการเตรียมตัวสำหรับการประชุมทบทวนผลการทำงาน สิ่งเหล่านี้จะถูกบันทึกไว้ในปฏิทินของฉันก่อนการโทรหาลูกค้าและการประชุมอัปเดตข้อมูล

ถ้าไม่กำหนดตารางงานสำหรับไตรมาสที่ 2 ก่อน มันก็จะไม่เกิดขึ้น มันจะถูกบดบังด้วยงานยุ่งๆ ในไตรมาสที่ 3

ขั้นตอนที่ 3: กำหนดขอบเขตและกฎเกณฑ์

ห้ามประชุมหากไม่มีวาระการประชุม ห้ามส่งข้อความระหว่างเวลาทำงานที่สำคัญ ห้ามถามคำถามซ้ำที่ไม่ได้อยู่ในเอกสารที่แชร์ไว้

การกำหนดขอบเขตจะช่วยปกป้อง Q2 หากวันของคุณว่างมาก งานใน Q3 และ Q4 จะเข้ามาเติมเต็มเวลาว่างนั้นเอง ทุกนาทีที่ฉันกันงานใน Q3 ออกจากช่วงเวลาทำงานหลักของฉัน คือนาทีที่ฉันสามารถใช้เพื่อผลักดันโครงการให้คืบหน้าไปได้

เคล็ดลับ: ผู้จัดการโครงการจะทำงานให้เสร็จมากขึ้นโดยไม่หมดแรงได้อย่างไร

ผู้จัดการโครงการส่วนใหญ่ไม่ได้หมดไฟเพราะงานมากเกินไป แต่หมดไฟเพราะสิ่งรบกวนมากเกินไป การประชุมที่ไม่จำเป็นต้องเกิดขึ้น งานที่พวกเขาไม่จำเป็นต้องรับผิดชอบ ไอเดียที่สำคัญแต่ไม่เคยถูกจดบันทึก

เมทริกซ์ไอเซนฮาวร์ช่วยให้คุณจัดการกับความยุ่งเหยิงได้ แต่คุณยังคงต้องการเครื่องมือและนิสัยเพื่อลงมือปฏิบัติอยู่ดี

กลยุทธ์ที่ 1: ใช้ AI จดบันทึกอัจฉริยะเพื่อสร้างเมทริกซ์ไอเซนฮาวเวอร์แบบอัตโนมัติ

ผู้จัดการโครงการส่วนใหญ่เข้าใจเมทริกซ์ไอเซนฮาวร์อยู่แล้ว ส่วนที่ยากไม่ใช่การจัดเรียงงาน แต่เป็นการจดจำว่าอะไรสำคัญหลังจากสัปดาห์ที่วุ่นวาย การประชุมกองพะเนิน คำขอเล็กๆ น้อยๆ รบกวนสมาธิ และงานสำคัญก็จางหายไปในเบื้องหลัง

โปรแกรมจดบันทึก AI ช่วยให้คุณ จดจำช่วงเวลาเหล่านั้น ได้ ฉันใช้ Plaud Note เพื่อบันทึกการประชุม แบบตัวต่อตัว การวางแผน และช่วงเวลาคิดเงียบๆ ช่วงเวลาเหล่านี้มักเป็นจุดที่ตัดสินใจเรื่องสำคัญในระยะยาว แต่ก็เป็นช่วงเวลาแรกๆ ที่มักถูกมองข้ามไปเมื่อวันเวลาผ่านไปเร็วขึ้น

นี่คือเคล็ดลับง่ายๆ ที่ช่วยให้งานในไตรมาสที่ 2 ของผม ซึ่งเป็นงานสำคัญแต่ไม่เร่งด่วน เป็นระเบียบและจัดการได้ง่าย

1. บันทึกการวางแผนหรือการทบทวนของคุณด้วย Plaud Note
2. ใช้ Ask Plaud เพื่อดึงข้อมูลการตัดสินใจที่สำคัญ คำถามที่ยังเปิดอยู่ และแนวคิดที่ควรติดตามเพิ่มเติม
3. ระบุโน้ตแต่ละตัวเป็น Q2 หรือ Q3 โดยอิงตามเมทริกซ์ไอเซนฮาวเวอร์
4. จัดสรรเวลาสำหรับงานในไตรมาสที่ 2 และมอบหมายงานในไตรมาสที่ 3 ให้ผู้อื่นทำ หรือยกเลิกงานเหล่านั้นไป

วิธีนี้ช่วยป้องกันไม่ให้งานวางแผนเชิงกลยุทธ์ของฉันสูญหายไปท่ามกลางความวุ่นวายในแต่ละวัน บันทึกของฉันชัดเจน ค้นหาได้ง่าย และแบ่งปันได้สะดวก ทำให้ฉันสามารถมุ่งเน้นไปที่ความคืบหน้าแทนที่จะเสียเวลาไปกับการค้นหาสิ่งที่ลืมไป

กลยุทธ์ที่ 2: ศิลปะแห่งการมอบหมายงาน

คุณไม่จำเป็นต้องจัดการประชุมรายงานความคืบหน้าทุกครั้งหรือเขียนรายงานอัปเดตทุกครั้ง อุปสรรคที่แท้จริงคือความกลัว — ความกลัวว่าการมอบหมายงานหมายถึงการสูญเสียการควบคุม

ผมกลับพบสิ่งที่ตรงกันข้าม ผมมอบหมายงานในไตรมาสที่ 3 เช่น รายงานประจำ หรืองานธุรการพื้นฐานให้คนอื่นทำ และใช้แดชบอร์ดที่แชร์ร่วมกันเพื่อติดตามสิ่งที่สำคัญ หากผมต้องการข้อมูลเพิ่มเติม ผมก็จะขอข้อมูลแบบไม่พร้อมกัน ซึ่งทำให้ผมประหยัดเวลาได้หลายชั่วโมงในแต่ละสัปดาห์

การมอบหมายงานจะได้ผลดีที่สุดเมื่อใช้ร่วมกับระบบ อย่ามอบหมายงานไปในที่ว่างเปล่า จงมอบหมายงานผ่านโครงสร้างที่เหมาะสม

กลยุทธ์ที่ 3: กำหนดขอบเขตการสื่อสาร

ผู้จัดการโครงการส่วนใหญ่บอกว่าพวกเขารู้สึกเหมือนเป็น “ระบบตอบรับอัตโนมัติ” ซึ่งไม่ยั่งยืน ผมจึงตั้งกฎที่ชัดเจนไว้ว่า ห้ามประชุมแบบฉุกเฉันโดยไม่มีวาระการประชุม และผมจะไม่ตอบข้อความใดๆ ในช่วงเวลาที่ผมกำลังทำงานอย่างตั้งใจ

หัวใจสำคัญคืออย่าตอบสนองแบบฉับพลัน แจ้งให้คนอื่นทราบว่าคุณจะตรวจสอบข้อความเมื่อใด แล้วก็ทำตามที่แจ้งไว้ ถ้าทุกอย่างดูเร่งด่วนไปหมด ก็จะไม่มีอะไรสำเร็จ

กลยุทธ์ที่ 4: การฝึกอบรมผู้มีส่วนได้ส่วนเสียของคุณ

ส่วนนี้ต้องใช้ความพยายาม ผู้คนจะไม่เคารพเวลาของคุณหากคุณไม่สอนพวกเขาให้รู้จักเคารพเวลาเสียก่อน

ฉันอธิบายเมทริกซ์ไอเซนฮาวร์ให้ทีมฟังและชี้ให้พวกเขาเห็นว่าคำขอของพวกเขานั้นอยู่ในหมวดหมู่ใด ส่วนใหญ่แล้วพวกเขาก็เข้าใจ เมื่อพวกเขาเข้าใจแล้วว่าการประหยัดเวลาห้านาทีในตอนนี้จะสร้างความวุ่นวายในภายหลัง พวกเขาก็จะหยุดส่งงานที่ไม่จำเป็นเข้ามาในตารางเวลาของฉัน

การปกป้องเวลาเป็นทักษะของทีม ไม่ใช่ความพยายามของคนๆ เดียว

ตัวอย่างเมทริกซ์ไอเซนฮาวเวอร์: วิธีที่ผู้จัดการผลิตภัณฑ์ใช้เมทริกซ์ในการเปิดตัวผลิตภัณฑ์

ในช่วงเปิดตัวผลิตภัณฑ์ ทุกอย่างดูเร่งด่วนไปหมด งานค้างก็เพิ่มขึ้นอย่างมหาศาล ทุกคนต่างต้องการอะไรสักอย่าง ถ้าไม่มีระบบเมทริกซ์ ฉันคงต้องวิ่งตามคำขอต่างๆ ทั้งวัน

นี่คือสิ่งที่ฉันทำแทน:

• ไตรมาสที่ 1: ปัญหาที่ขัดขวางการเปิดใช้งานระบบ ข้อผิดพลาดร้ายแรง และการตรวจสอบการปฏิบัติตามข้อกำหนด ได้รับการแก้ไขทันที
• ไตรมาสที่ 2: การประชุมวางแผนกลยุทธ์รายสัปดาห์ การวิเคราะห์ความเสี่ยงระยะยาว และการวางแผนหลังการเปิดตัว กิจกรรมเหล่านี้ได้รับการจัดสรรเวลาไว้ในปฏิทินอย่างเป็นทางการ
• ไตรมาสที่ 3: อัปเดตอีเมล จัดตารางการสาธิต และประมวลผลข้อเสนอแนะที่มีลำดับความสำคัญต่ำ มอบหมายให้ฝ่ายสนับสนุนและติดตามในปฏิทิน
• ไตรมาสที่ 4: ไอเดียฟีเจอร์ที่ไม่เกี่ยวข้อง การตรวจสอบซ้ำซ้อน และสิ่งใดก็ตามที่ไม่ได้ช่วยให้การเปิดตัวคืบหน้าไป ตัดทิ้งทั้งหมด

เราเปิดตัวได้ตรงเวลา เราหลีกเลี่ยงความตื่นตระหนก และแผนหลังการเปิดตัวก็เริ่มดำเนินการแล้ว

บทสรุป

เมทริกซ์ไอเซนฮาวร์ไม่ได้แก้ไขโครงการที่ล้มเหลว แต่ให้พื้นที่แก่คุณในการดำเนินโครงการที่ดี

มันช่วยให้ฉันเลิกวิ่งไล่ตามทุกงาน และเริ่มปกป้องงานที่สำคัญจริงๆ นั่นคือการเปลี่ยนจากคนที่ยุ่งอยู่ตลอดเวลาไปเป็นคนที่ควบคุมสถานการณ์ได้

คำถามที่พบบ่อย

Kanban กับเมทริกซ์ไอเซนฮาวเวอร์แตกต่างกันอย่างไร?

เมทริกซ์ไอเซนฮาวร์ช่วยให้คุณตัดสินใจว่าจะทำงานอะไรโดยจัดเรียงงานตามความเร่งด่วนและความสำคัญ ส่วนคันบันช่วยให้คุณเคลื่อนย้ายงานผ่านขั้นตอนต่างๆ เมื่อเลือกงานแล้ว ผมใช้เมทริกซ์ก่อนเพื่อคัดกรอง จากนั้นใช้คันบันเพื่อติดตามความคืบหน้า

มีแอปพลิเคชันเมทริกซ์ไอเซนฮาวเวอร์ไหม?

ไม่มีแอปอย่างเป็นทางการแอปเดียว แต่คุณสามารถสร้างมันขึ้นมาในเครื่องมือต่างๆ เช่น Notion, Asana หรือ Todoist ได้ ฉันเคยเห็นทีมต่างๆ สร้างมุมมองแบบแบ่งเป็นสี่ส่วนหรือติดแท็กที่ตรงกับเมทริกซ์ สิ่งที่สำคัญที่สุดคือพฤติกรรม ไม่ใช่หน้าตาของแอป

อะไรดีกว่าเมทริกซ์ของไอเซนฮาวร์?

หากงานค้างของคุณเต็มไปด้วยโครงการขนาดใหญ่และเชิงกลยุทธ์ คุณอาจต้องใช้กรอบการทำงานอย่าง RICE หรือ WSJF แต่สำหรับการจัดการโฟกัสและลดสิ่งรบกวน โดยเฉพาะอย่างยิ่งเมื่อคุณมีข้อมูลเข้ามามากมาย ผมยังไม่พบอะไรที่ดีไปกว่าเมทริกซ์ไอเซนฮาวเวอร์