วิธีการจัดการประชุมฉุกเฉิน: คู่มือเกี่ยวกับระเบียบปฏิบัติและแนวทางแก้ไขที่จำเป็น

ไม่ว่าจะเป็นบริษัทขนาดใหญ่หรือขนาดเล็ก ทุกบริษัทล้วนต้องเผชิญกับเหตุฉุกเฉิน ในช่วงเวลาเหล่านี้ ผู้บริหาร จำเป็นต้องตัดสินใจว่าจะรับมือกับความท้าทายอย่างไร แม้ว่าคุณจะไม่สามารถวางแผนรับมือกับเหตุฉุกเฉินทุกอย่างได้ แต่คุณสามารถสร้างกรอบการทำงานเพื่อรับมือกับเหตุการณ์ที่ไม่คาดฝันได้

เมื่อมีการเตรียมขั้นตอนสำหรับการประชุมฉุกเฉินไว้แล้ว คุณสามารถเรียกประชุมและเริ่มแก้ไขปัญหาได้ทันที บทความต่อไปนี้จะนำเสนอรายละเอียดเพิ่มเติมเกี่ยวกับวิธีการจัดการประชุมดังกล่าว

การประชุมฉุกเฉินคืออะไร?

การประชุมฉุกเฉินจะถูกเรียกขึ้นเมื่อเกิดวิกฤตการณ์ที่ต้องการการดำเนินการอย่างเร่งด่วน หากไม่แก้ไข ปัญหาจะส่งผลกระทบต่อการดำเนินงานตามปกติ การประชุมดังกล่าวจึงมักต้องจัดขึ้นทันทีหลังจากที่ตรวจพบเหตุฉุกเฉิน

แน่นอนว่า การประชุมฉุกเฉินไม่เหมือนกับการประชุมปกติ สมาชิก คณะกรรมการ จะได้รับแจ้งเกี่ยวกับการประชุมที่กำหนดไว้ล่วงหน้าเป็นอย่างดี อย่างไรก็ตาม สิ่งต่างๆ เช่น การวางแผนล่วงหน้าและการแก้ไขปัญหาความขัดแย้งด้านตารางเวลาล่วงหน้า ไม่สามารถทำได้ในการประชุมฉุกเฉิน คุณต้องเข้าถึงประเด็นสำคัญโดยตรง

สามารถเรียกประชุมฉุกเฉินได้เมื่อใด?

การประชุมฉุกเฉินมีความจำเป็นเพื่อแก้ไขปัญหาที่อาจก่อให้เกิดความเสียหายต่อบริษัทหากไม่ได้รับการแก้ไขทันที อย่างไรก็ตาม ต้องมีเหตุผลที่น่าเชื่อถืออย่างยิ่งก่อนที่จะขอให้ทุกคนละทิ้งหน้าที่ประจำวันและเข้าร่วมประชุม

คณะกรรมการบริษัทมีหน้าที่ปกป้องผลประโยชน์ขององค์กร ดังนั้นควรเรียกประชุมฉุกเฉินเฉพาะในกรณีที่จำเป็นต้องดำเนินการอย่างเร่งด่วนเพื่อปฏิบัติตามหน้าที่ดังกล่าวเท่านั้น

เงื่อนไขตามกฎหมายและข้อบังคับ: เหตุผลอย่างเป็นทางการ

บริษัทต่างๆ มีข้อบังคับที่กำหนดแนวทางให้ผู้บริหารตัดสินใจว่าจะเรียกประชุมฉุกเฉินเมื่อใด โดยปกติแล้วกฎเหล่านี้จะอนุญาตให้ซีอีโอหรือคณะกรรมการบริหารกลุ่มหนึ่งเรียกประชุมได้เมื่อมีสิ่งใดคุกคามทรัพย์สินหรือการดำเนินงานของบริษัท

ตัวอย่างในโลกแห่งความเป็นจริงของเหตุผลที่ถูกต้อง

อะไรบ้างที่อาจทำให้จำเป็นต้องมีการประชุมฉุกเฉิน? ตัวอย่างเช่น การโจมตีทางไซเบอร์ การลาออกของผู้บริหารระดับสูง ภัยพิบัติทางธรรมชาติที่ส่งผลกระทบต่อการดำเนินงานของบริษัท หรือข้อพิพาทที่อาจสร้างความเสียหายต่อชื่อเสียงของบริษัทอย่างไม่อาจแก้ไขได้

วิธีการนัดหมายประชุมฉุกเฉิน? คู่มือทีละขั้นตอน

เมื่อคุณตัดสินใจว่าสถานการณ์นั้นเป็นเหตุฉุกเฉิน คุณต้องนัดประชุมอย่างรวดเร็ว บุคคลที่สามารถเรียกประชุมได้มีเวลาเพียงสั้นๆ ในการดำเนินการขั้นตอนสำคัญไม่กี่ขั้นตอน

ก่อนการประชุม

เตรียมการเล็กน้อยก่อนที่ใครจะเข้าร่วมการประชุมทางโทรศัพท์

ขั้นตอนที่ 1: ตรวจสอบอำนาจหน้าที่และชี้แจงเหตุผลของเหตุฉุกเฉิน

ขั้นตอนแรกในกระบวนการคือการตัดสินใจว่าการประชุมนั้นจำเป็นจริงหรือไม่ ผู้บริหาร สมาชิกคณะกรรมการ หรือกลุ่มผู้มีอำนาจในการเรียกประชุมต้องตัดสินใจ หากการรอช้าอาจก่อให้เกิดอันตรายร้ายแรง ก็จำเป็นต้องดำเนินการทันที

ขั้นตอนที่ 2: ร่างและส่งประกาศแจ้งการประชุมฉบับย่อ

หากคุณตัดสินใจที่จะดำเนินการต่อ ให้เขียนหนังสือแจ้งการประชุมสั้นๆ และส่งไปยังทุกคนที่จำเป็นต้องเข้าร่วม ในหนังสือแจ้งนั้น ให้ชี้แจงโดยย่อว่าทำไมจึงเป็นเหตุฉุกเฉินและทำไมคุณจึงมีสิทธิ์เรียกประชุม คุณสามารถอ้างอิงนโยบายหรือข้อบังคับที่ระบุว่าใครสามารถตัดสินใจในกรณีฉุกเฉินได้ และในสถานการณ์ใดบ้าง

ขั้นตอนที่ 3: ยืนยันการเข้าร่วมประชุมและองค์ประชุม

ใช้ที่เดียวในการติดตามว่าใครได้รับแจ้งและใครสามารถเข้าร่วมได้บ้าง ขอให้ผู้รับแต่ละคนยืนยันว่าพวกเขาสามารถเข้าร่วมได้หรือไม่ และบันทึกคำตอบของพวกเขาไว้

องค์ประชุมเป็นสิ่งจำเป็นสำหรับการประชุมฉุกเฉิน องค์ประชุมคือจำนวนคนขั้นต่ำที่จำเป็นเพื่อให้การลงมติมีผลผูกพัน

ระหว่างการประชุม

ทุกคนที่เกี่ยวข้องจำเป็นต้องเข้าใจถึงความคาดหวังในระหว่างการประชุมฉุกเฉิน ต้องทำอะไรบ้าง? กระบวนการตัดสินใจเป็นอย่างไร? คุณจะบันทึกสิ่งที่เกิดขึ้นเมื่อมีการตัดสินใจที่สำคัญเหล่านี้ได้อย่างไร?

ขั้นตอนการลงคะแนนและการจัดทำเอกสารที่ถูกต้อง

โดยทั่วไป ขั้นตอนการลงคะแนนจะประกอบด้วย การนำเสนอเรื่อง (ญัตติ) ที่คุณจะลงคะแนน การอภิปรายและปรับปรุงญัตติ และการนำเสนอญัตติเพื่อการลงคะแนนที่มีผลผูกพัน

การประชุมควรมีการบันทึกรายละเอียดของสิ่งที่พูดคุยและมติที่เกิดขึ้นอย่างละเอียด ปัจจุบัน โปรแกรมจดบันทึกที่ใช้ AI อย่าง Plaud Note Pro สามารถบันทึกการสนทนาและสร้างบันทึกและสรุปที่สมบูรณ์ของการอภิปราย มติ และการลงคะแนนได้

การเก็บรักษาเอกสารและบันทึกข้อมูล

Plaud ช่วยแก้ปัญหาการจัดเก็บเอกสารโดยทำให้มั่นใจว่าทุกอย่างได้รับการบันทึก จัดเก็บ และแบ่งปันได้อย่างง่ายดาย ผู้ใช้จะได้รับบันทึกที่มีการประทับเวลาซึ่งสร้างหลักฐานที่เป็นลายลักษณ์อักษรที่ชัดเจน นอกจากนี้ Plaud ยังนำเสนอ สรุป ที่ช่วยให้ทุกคนรับทราบถึงการตัดสินใจที่เกิดขึ้นและขั้นตอนต่อไปในกระบวนการรับมือเหตุฉุกเฉิน

หากคุณมีข้อสงสัยเกี่ยวกับการลงคะแนนหรือขั้นตอนต่างๆ คุณสามารถตรวจสอบบันทึกการประชุมหรือบทสรุปเพื่อยืนยันรายละเอียดของการประชุมได้

หลังจากการประชุม

การตัดสินใจในช่วงสถานการณ์ฉุกเฉินมีจุดประสงค์เพื่อแก้ไขปัญหา จึงเป็นสิ่งสำคัญที่จะต้องมีแผนสำหรับการดำเนินการตามการตัดสินใจเหล่านั้น เพื่อให้ได้ผลลัพธ์ที่ต้องการ

ยืนยันขั้นตอนต่อไป

การประชุมฉุกเฉินควรนำไปสู่ขั้นตอนปฏิบัติที่ชัดเจน สิ่งสำคัญคือต้องยืนยันขั้นตอนและกำหนดรายละเอียดที่จำเป็นในการดำเนินการ โดยควรตัดสินใจเรื่องเหล่านี้ในระหว่างการประชุม

คำแนะนำ: ข้อกำหนดทางกฎหมายสำหรับการจัดประชุมฉุกเฉิน

สิ่งสำคัญคือต้องเข้าใจหลักเกณฑ์ที่ควบคุมการประชุม การลงคะแนน และการตัดสินใจ ด้วยการบันทึกอย่างถูกต้อง เช่น การถอดเสียงด้วย AI และบันทึกจาก Plaud ทุกรายละเอียดจะถูกบันทึกไว้ ด้วยเหตุนี้ จึงเป็นสิ่งสำคัญที่จะต้องตรวจสอบให้แน่ใจว่าได้ปฏิบัติตามข้อกำหนดทั้งหมดที่ระบุไว้ในหลักเกณฑ์ที่ควบคุมแล้ว

ข้อกำหนดเกี่ยวกับการแจ้งเตือนก็มีความสำคัญเช่นกัน ก่อนที่การประชุมจะเริ่มขึ้น คุณต้องตรวจสอบให้แน่ใจว่าคุณได้ปฏิบัติตามข้อกำหนดทั้งหมดสำหรับการแจ้งเตือนผู้เข้าร่วมประชุมแล้ว กฎต่างๆ รวมถึงผู้ที่จะต้องได้รับแจ้งเกี่ยวกับการประชุมฉุกเฉิน และวิธีการแจ้งเตือน (อีเมล โทรศัพท์ติดตามผล ฯลฯ)

สิ่งที่ควรทำก่อนเกิดวิกฤต: การวางแผนล่วงหน้า

คุณไม่สามารถคาดเดาได้ว่าเหตุฉุกเฉินจะเกิดขึ้นเมื่อใด แต่คุณสามารถวางแผนรับมือเมื่อเกิดเหตุฉุกเฉินขึ้นได้

การวางแผนล่วงหน้าสำหรับการประชุมฉุกเฉินที่อาจเกิดขึ้น

คุณสามารถกำหนดขั้นตอนการแจ้งเตือน วาระการประชุม และการลงคะแนนล่วงหน้าได้ วิธีนี้จะช่วยให้กระบวนการราบรื่นขึ้น คุณจึงสามารถมุ่งเน้นไปที่การแก้ปัญหาแทนที่จะกังวลเกี่ยวกับข้อบังคับหรือการปฏิบัติตามกฎระเบียบ

การรับมือกับสถานการณ์ที่ไม่คาดคิด

นอกจากนี้ การสร้างแนวทางปฏิบัติสำหรับการรับมือกับเหตุฉุกเฉินก็มีความสำคัญอย่างยิ่ง แนวทางเหล่านี้ควรเริ่มต้นด้วยการกำหนดปัญหา จากนั้นจึงมุ่งเน้นการสนทนาและการลงคะแนนทั้งหมดไปที่การหาทางออก

ไม่คุ้นเคยกับระเบียบปฏิบัติในกรณีฉุกเฉิน

เพื่อหลีกเลี่ยงความสับสน ควรกำหนดขั้นตอนฉุกเฉินเป็นลายลักษณ์อักษร

ประเด็นสำคัญของการประชุมคณะกรรมการฉุกเฉิน (ระหว่างการประชุม)

เนื้อหาที่แน่นอนของ การประชุมคณะกรรมการ ฉุกเฉินอาจแตกต่างกันไป ขึ้นอยู่กับสถานการณ์ฉุกเฉิน แต่โดยทั่วไปแล้วจะมีลักษณะคล้ายคลึงกัน

วัตถุประสงค์และวาระการประชุมคณะกรรมการฉุกเฉิน

วัตถุประสงค์ของการประชุมควรได้รับการกำหนดไว้อย่างชัดเจน และผู้จัดประชุมควรจัดทำวาระการประชุมเพื่อให้การสนทนาเป็นไปตามหัวข้อและแก้ไขปัญหาที่เกิดขึ้น

บทบาทและหน้าที่ความรับผิดชอบของสมาชิกคณะกรรมการ

ผู้บริหารและกรรมการบางท่านอาจมีหน้าที่เฉพาะเจาะจงในระหว่างการประชุม ควรมีการกำหนดหน้าที่เหล่านี้ไว้ล่วงหน้าเพื่อหลีกเลี่ยงความสับสนเมื่อการประชุมเริ่มขึ้น

เครื่องมือภาพและเสียงเพื่อการจัดการที่ใช้งานง่าย

การประชุมควรเน้นไปที่สถานการณ์ฉุกเฉิน อุปกรณ์โสตทัศนูปกรณ์ต่างๆ ควรเตรียมไว้ล่วงหน้า คุณสามารถทดสอบอุปกรณ์วิดีโอ ซอฟต์แวร์จดบันทึก และเครื่องมืออื่นๆ เพื่อให้แน่ใจว่าจะใช้งานได้โดยไม่มีปัญหาเมื่อจำเป็น

ข้อผิดพลาดทั่วไปและวิธีแก้ไขในการจัดการประชุมฉุกเฉิน

คุณจะต้องพบเจอกับปัญหาเฉพาะบางอย่างระหว่างการประชุมอย่างแน่นอน หากคุณคาดการณ์ปัญหาเหล่านั้นไว้ล่วงหน้า จะทำให้รับมือกับปัญหาได้ง่ายขึ้น

ขาดทิศทางที่ชัดเจน

การประชุมควรเน้นที่การแก้ปัญหาเฉพาะหน้าเสมอ ปัญหานั้นควรได้รับการกำหนดไว้อย่างชัดเจนล่วงหน้า และการประชุมควรเน้นที่การแก้ไขปัญหานั้น ไม่ควรมีการกล่าวถึงสิ่งใดที่ไม่เกี่ยวข้องกับการรับมือกับเหตุฉุกเฉิน

การสื่อสารที่ไม่ดี

การประชุมจำเป็นต้องมุ่งเน้นไปที่การหาทางออกสำหรับสถานการณ์ฉุกเฉิน การสื่อสารที่ไม่ดีอาจทำให้กระบวนการหาทางออกสำหรับสถานการณ์ฉุกเฉินซับซ้อนขึ้น ผู้ที่ดำเนินการประชุมต้องดูแลให้ทุกอย่างเป็นไปตามแผนและเน้นการสนทนาไปที่แนวทางแก้ไขที่สามารถนำไปปฏิบัติได้จริง

ปัญหาทางเทคนิค

ปัญหาทางเทคนิคอาจเกิดขึ้นได้หลายรูปแบบ อาจเป็นปัญหาเกี่ยวกับซอฟต์แวร์การประชุมทางวิดีโอระหว่างการประชุมทางไกล หรืออาจหมายถึงปัญหาเกี่ยวกับซอฟต์แวร์การถอดเสียงหรือการจดบันทึก ปัญหาเหล่านี้อาจทำให้สมาชิกเข้าร่วมการประชุมหรือเก็บรักษาบันทึกที่จำเป็นเพื่อให้เป็นไปตามข้อกำหนดได้ยาก

การตัดสินใจโดยใช้อารมณ์

สถานการณ์ฉุกเฉินต้องการการตัดสินใจที่รวดเร็ว อย่างไรก็ตาม วิธีแก้ปัญหาควรอยู่บนพื้นฐานของเหตุผล ข้อมูล และแบบอย่าง อาจเป็นเรื่องง่ายที่จะยอมจำนนต่อความกลัวหรืออารมณ์อื่นๆ แต่ผู้เข้าร่วมประชุมควรใช้เวลาอธิบายเหตุผลเบื้องหลังข้อเสนอแนะของตน เพื่อหลีกเลี่ยงการปล่อยให้อารมณ์มาชี้นำการกระทำ

บทบาทของคณะกรรมการในการประชุมฉุกเฉิน

ควรมีการกำหนดบทบาทหน้าที่ในการประชุมให้ชัดเจน

• ประธานการประชุมมีหน้าที่ตรวจสอบให้แน่ใจว่าขั้นตอนต่างๆ เป็นไปตามที่กำหนด นอกจากนี้ บุคคลนี้ยังตรวจสอบจำนวนผู้เข้าร่วมประชุมครบองค์ประชุม ไกล่เกลี่ยการสนทนา และผลักดันให้การประชุมลงมติอย่างเป็นทางการเกี่ยวกับมาตรการฉุกเฉิน
• เลขานุการควรจัดทำ บันทึกการประชุม อย่างละเอียดและถูกต้องตามกฎหมาย นี่เป็นสิ่งจำเป็นเพื่อให้แน่ใจว่าการประชุมเป็นไปตามข้อกำหนดของบริษัทและข้อกฎหมาย
• กรรมการต้องเตรียมพร้อม เข้าร่วมการประชุม และเสนอแนวทางแก้ไขที่จัดการกับสถานการณ์ฉุกเฉิน (และไม่ใช่เรื่องอื่นใด)

การกำหนดบทบาทที่ชัดเจนจะช่วยให้การประชุมฉุกเฉินดำเนินไปได้อย่างราบรื่น

บทสรุป

การมีกรอบการทำงานสำหรับการประชุมฉุกเฉินเป็นสิ่งสำคัญ เพื่อให้คุณสามารถเรียกประชุมได้เมื่อจำเป็นโดยไม่ต้องกังวลเกี่ยวกับปัญหาการปฏิบัติตามกฎระเบียบหรือความเข้าใจผิดระหว่างผู้ที่ต้องเข้าร่วมประชุม

นอกเหนือจากการวางแผนและปฏิบัติตามกฎระเบียบอย่างครบถ้วนแล้ว การมีเครื่องมืออย่าง Plaud เพื่อรวบรวมข้อมูลสำคัญระหว่างการประชุมก็เป็นสิ่งสำคัญเช่นกัน

คำถามที่พบบ่อย

คุณเรียกการประชุมด่วนว่าอะไร?

การประชุมเร่งด่วนไม่ได้มีการกำหนดตารางเวลาไว้เป็นประจำ การประชุมเหล่านี้จัดขึ้นเพื่อแก้ไขปัญหาที่ต้องได้รับการแก้ไขโดยทันที แต่หากปล่อยไว้โดยไม่แก้ไขก็ไม่ได้ก่อให้เกิดภัยคุกคามร้ายแรงต่อองค์กร

เป็นการประชุมฉุกเฉินหรือการประชุมเร่งด่วนหรือไม่?

การประชุมฉุกเฉินจัดขึ้นเพื่อแก้ไขปัญหาวิกฤตที่กำลังจะเกิดขึ้นหรือเกิดขึ้นแล้ว ปัญหาดังกล่าวร้ายแรงมากจนการประชุมต้องมีความสำคัญเหนือกว่าการดำเนินงานตามปกติ การประชุมฉุกเฉินยังต้องดำเนินการอย่างเร่งด่วนด้วย อย่างไรก็ตาม การแก้ไขปัญหาในทันทีนั้นไม่ได้มีความสำคัญต่อการดำเนินงานโดยรวมมากนัก

จะเขียนประกาศแจ้งการประชุมฉุกเฉินอย่างไร?

ประกาศดังกล่าวควรระบุให้ชัดเจนว่าการประชุมครั้งนี้มีวัตถุประสงค์เพื่อหารือเกี่ยวกับปัญหาที่ต้องได้รับการแก้ไขโดยทันที ควรอธิบายถึงปัญหาและเหตุผลว่าทำไมจึงเป็นเรื่องฉุกเฉิน ข้อความควรระบุเวลาและสถานที่ของการประชุมอย่างชัดเจน